Im vorherigen Beitrag haben Sie gelernt, welche Vorgaben Sie bei der Erstellung von barrierefreien PDFs einhalten müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die benötigten Softwares und die Kosten, wenn Sie ein barrierefreies PDF selbst erstellen wollen. Wenn Sie sich die Mühen und Zeit ersparen wollen, sich all die benötigten Kenntnisse anzueignen, können Sie barrierefreie PDFs auch von Experten erstellen lassen.
Grundsätzlich unterteilt sich die Erstellung eines barrierefreien PDF in 3 Schritte und für jeden dieser Schritte gibt es separate Softwares.
Schritt 1: Dokument-Erstellung
Für die Dokument-Erstellung sollten Sie unbedingt auf bekannte Softwares wie Microsoft Word oder Adobe InDesign zurückgreifen. Denn nur die bekannten Softwares ermöglichen einen ordentlichen Export von barrierearmen PDFs.
Microsoft Word
Wenn wir die beiden Softwares vergleichen, so hat Word die folgenden Vorteile:
- fast jeder kennt und besitzt dieses Programm
- es ist deutlich günstiger
Kosten:
Microsoft Word kann nicht als alleinstehende Software erworben werden, sondern muss als Teil der gesamten Office Suite erworben werden. Hierfür bietet der Konzern folgende Lizenzen an:
- Dauerlizenz: ~200€ einmalig
- Jahres-Abonnement: ~60€/Jahr (umgerechnet monatlich ~5€)
InDesign
InDesign hat gegenüber Microsoft Word den Vorteil, dass es noch mehr Design-Möglichkeiten bietet als Word. Hier ist aber wichtig zu wissen, dass das für barrierefreie PDFs meist eher ein Nachteil ist. Denn je komplexer das Design des Dokuments ist, desto mehr Aufwand entsteht im Nachhinein um aus dem barrierearmen PDF ein barrierefreies PDF zu machen.
Kosten:
- Monats-Abonnement: ~35€/Monat
- Jahres-Abonnement: ~300€/Jahr (zahlbar monatlich ~25€)
Optional: axesWord
Für Microsoft Word existiert ein Add-In mit dem Name axesWord. Wenn Sie ihr Word Dokument sauber aufbauen, können Sie mit diesem Add-In direkt ein barrierefreies PDF exportierten. Dadurch entfällt der komplette letzte Schritt der aufwändigen Nachbearbeitung. Vor allem für Personen, die immer wieder mal ein barrierefreies PDF erstellen müssen, kann sich diese Software lohnen.
Kosten:
- Jahres-Abonnement: ~329€/Jahr (umgerechnet monatlich ~25€)
Zusammenfassung
Für die Dokument-Erstellung eignet sich Microsoft Word am besten, da die Meisten das Programm bereits besitzen und der Erwerb extrem günstig ist. Zusätzlich kann es sich lohnen, in das Add-In axesWord zu investieren, sofern mehrere barrierefreie PDFs pro Jahr erstellt werden müssen.
Microsoft Word ab 55€/Jahr (+ axesWord ab 329€/Jahr = ca. 385€/Jahr)
Schritt 2: Barrierefreiheits-Prüfung
Um die Barrierefreiheit Ihres PDF zu prüfen, eignet sich der kostenlose Accessibility-Checker PAC2024, welcher von der Firma axes4 zur Verfügung gestellt wird. Der PAC2024 Checker prüft Kriterien des Matterhorn Protokolls und wird nicht nur von Behörden im deutschsprachigen Raum, sondern international anerkannt.
PAC2024 ab 0€/Monat
Schritt 3: Nachbearbeitung und Feinschliff
Dank des PAC2024 Checkers wissen Sie nun, welche Eigenschaften Sie in Ihrem Dokument noch beheben müssen, um es barrierefrei zu machen. Jetzt benötigen Sie eine geeignete Software für die Fehlerbehebung. Adobe Acrobat Pro ist der PDF Spezialist schlechthin und eignet sich für diesen Schritt am besten. Bitte beachten Sie, dass auch Acrobat in den Barrierefreiheits-Funktionen noch Fehler aufweist, da diese Funktionen noch relativ neu sind und stetig weiterentwickelt werden. Es kann also manchmal durchaus zeitaufwendig sein, einen von PAC2024 gemeldeten Fehler zu beheben. Eine Alternative dafür stellt das Programm axesWord bzw. axesPDF dar. Dieses Programm behebt Fehler selbstständig mit wenigen Mausklicks. Solch eine Funktionalität lässt sich die Firma aber auch gut bezahlen. Mit Kosten von ca. 600€ pro Jahr, ist axesPDF vor allem für Anfänger im Bereich der barrierefreien Dokument-Erstellung zunächst keine Option. Wenn Sie jedoch tiefer in diese Welt einsteigen wollen, macht der Kauf der axesPDF Lizenz früher oder später vielleicht Sinn für Sie.
Adobe Acrobat Pro ab 30€/Monat (+ axesPDF ab 600€/Jahr = ca. 900€/Jahr)
Fazit
Die Gesamtkosten für die benötigten Softwares beginnen bei ca. 65€/Monat, können aber auch auch leicht auf über 1.200€/Jahr hochschießen, wenn Sie auch die professionellen Tools wie axesPDF verwenden wollen. Um Ihnen den Einstieg in die Welt der barrierefreien PDFs zu erleichtern, sollten Sie von den kostenlosen Testzeiträumen der Adobe Softwares gebrauch machen. Adobe bietet aktuell für fast alle Software-Pakete einen 7-Tage Testzeitraum an und so kommen zumindest innerhalb der ersten 7 Tage keine Kosten auf Sie zu. Das sollte genug Zeit sein, um sich gewisse Grundkenntnisse in der Welt der barrierefreien PDFs anzueignen.
Bedenken Sie bitte, dass Sie neben den monetären Kosten auch mit einem intensiven Zeit-Investment rechnen müssen. Leider ist die Erstellung barrierefreier PDFs noch etwas herausfordernd, da es relativ wenig Dokumentation gibt und auch die Softwares teilweise noch einige Fehler besitzen. Diese Webseite versucht hier mehr Licht ins Dunkle zu bringen.
Falls alle Ihre Fragen zu den Themen Software und Kosten geklärt sind, fahren Sie gerne direkt mit der Anleitung zur Erstellung von barrierefreien PDFs fort.
Sollten Sie noch Fragen haben oder sich dafür entscheiden, dass Sie Ihre Dokumente doch lieber vom Experten erstellen lassen wollen, dann treten Sie gerne mit mir in Kontakt.
