Barrierefreie PDFs erstellen: Welche Strategie ist die richtige?

Hinweis: Dieser Beitrag ist bewusst ausführlich gestaltet. PDF-Barrierefreiheit ist kein einzelnes Projekt, sondern ein Prozess, der sorgfältig gestaltet werden sollte. Die dabei getroffenen Entscheidungen beeinflussen maßgeblich die langfristige Wirtschaftlichkeit und den Erfolg der PDF-Barrierefreiheit in Ihrer Organisation. Nehmen Sie sich daher die Zeit, die verschiedenen Möglichkeiten und ihre Auswirkungen zu verstehen, anstatt wichtige Entscheidungen unbewusst auf einer unvollständigen Informationsbasis zu treffen. Die investierte Lesezeit zahlt sich in der Regel aus.

Die meisten Organisationen verschwenden bei der Erstellung barrierefreier PDFs unnötig viel Zeit und Geld.
Oft wird direkt mit einer gewählten Umsetzung begonnen, ohne zuvor die geeignete Vorgehensweise festzulegen. Dabei unterscheiden sich die Anforderungen, Kosten und Workflows je nach Ausgangssituation und Zielsetzung erheblich.

Damit Ihnen das nicht auch passiert, erfahren Sie in diesem Beitrag

• welche drei Hauptprozesse sich in der Praxis etabliert haben
• welche Stärken und Schwächen die einzelnen Ansätze mit sich bringen
• wann eine interne Umsetzung und wann die externe Vergabe geeignet ist
• welche Kosten und Investitionen typischerweise anfallen
• wie die Workflows aussehen und welche Software dafür benötigt wird

So können Sie fundiert entscheiden, welcher Weg für Ihre Organisation am besten geeignet ist.

Die drei Hauptprozesse im Überblick

Für die Erzeugung barrierefreier PDFs haben sich in der Praxis drei Hauptprozesse etabliert:

• Nachbearbeitung: Bereits vorhandene PDFs, für die keine Quelldokumente mehr vorliegen, werden direkt im PDF nachträglich barrierefrei aufbereitet. Dieser Ansatz erfordert sehr tiefgehende Fachkenntnisse und wird daher häufig von spezialisierten Dienstleistern wirtschaftlicher umgesetzt.
• Einzelerstellung: Quelldokumente werden bereits während der Erstellung im Textverarbeitungsprogramm auf Barrierefreiheit optimiert und anschließend als PDF exportiert. Mit geeigneten Vorlagen und Add-Ins kann Barrierefreiheit dabei weitgehend passiv in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden, anstatt einen separaten aktiven Arbeitsschritt darzustellen. Dadurch lässt sich die Einzelerstellung häufig wirtschaftlich intern umsetzen. Da nahezu jede Organisation regelmäßig individuelle Dokumente erstellt und Barrierefreiheit dabei Teil des normalen Erstellungsprozesses werden kann, ist dieser Ansatz für die meisten Organisationen relevant.
• Massenverarbeitung: Bereits erzeugte standardisierte Dokumente werden mit Hilfe von Templates (vordefinierte Regelwerke) nachträglich automatisiert barrierefrei gemacht. Der Einrichtungsaufwand ist vergleichsweise hoch, dafür sinken die Verarbeitungskosten mit zunehmendem Dokumentenvolumen erheblich. Aufgrund dieser Skaleneffekte ist die Massenverarbeitung insbesondere für Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen interessant.

Nachbearbeitung bestehender PDFs

Die barrierefreie Nachbearbeitung bestehender PDFs kann eine sehr vorteilhafte Lösung sein. Es werden weder Quelldokumente noch eine vollständige Neuerstellung der Dokumente benötigt. Dadurch lassen sich auch ältere Dokumente barrierefrei aufbereiten, deren Ursprungsdateien nicht mehr verfügbar sind.

Gleichzeitig gehört die Nachbearbeitung zu den anspruchsvollsten Prozessen im Bereich der PDF-Barrierefreiheit. Da die Dokumente ursprünglich meist nicht mit Blick auf Barrierefreiheit erstellt wurden, müssen zahlreiche technische und semantische Barrieren nachträglich identifiziert und behoben werden. Dies führt oftmals zu einem hohen manuellen Aufwand und erfordert sehr tiefgehende Fachkenntnisse.

Aufgrund des hohen Einarbeitungsaufwands und des häufig nur begrenzten Bedarfs wird die Nachbearbeitung oftmals an spezialisierte Dienstleister ausgelagert. Ob sich der Aufbau eigener Fachkompetenz lohnt oder die externe Vergabe die bessere Wahl ist, hängt letzten Endes aber von der jeweiligen Ausgangssituation ab.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob bestehende PDFs barrierefrei gemacht werden sollten, sondern auf welchem Weg dies am wirtschaftlichsten gelingt. In den folgenden Abschnitten betrachten wir die wichtigsten Entscheidungsfaktoren sowie den typischen Workflow und die dafür geeigneten Softwares.

Entscheidung zwischen Nachbearbeitung und Neuerstellung

Wenn für bestehende PDFs keine nutzbaren Quelldokumente mehr vorhanden sind, wird häufig zuerst an die barrierefreie Aufbereitung (Nachbearbeitung) der PDF-Dateien gedacht. Das ist jedoch nicht immer die wirtschaftlich sinnvollste Lösung. In bestimmten Fällen kann eine Neuerstellung effizienter sein.

Eine Neuerstellung kann sinnvoll sein, wenn:

• die Layouts sehr einfach sind (z. B. Datenschutzhinweise mit überwiegend Überschriften, Fließtexten und Listen)
• eine Überarbeitung ohnehin geplant ist (z. B. Anpassung an ein neues Corporate Design)
• eine langfristige Weiterverwendung bzw. regelmäßige Aktualisierung geplant ist (z. B. jährliche Anpassung von Gebührenbeträgen und Fristen in einer Gebührenordnung)

Eine Nachbearbeitung ist häufig geeigneter, wenn:

• die Layouts relativ komplex sind (z. B. aufwändig gestaltete Broschüren)
• die PDFs vollständig unverändert bleiben sollen (z. B. weil Inhalt und Gestaltung bereits freigegeben wurden und eine Neuerstellung einen weiteren Freigabeprozess auslösen würde)
• viele PDFs eine ähnliche Struktur haben und dadurch eine teilweise standardisierte Nachbearbeitung möglich ist (z. B. Geschäftsberichte verschiedener Jahre mit einheitlicher Formatierung)

Die Entscheidung sollte daher nicht automatisch zugunsten der Nachbearbeitung fallen. Prüfen Sie sorgfältig, welche Vorgehensweise unter den gegebenen Rahmenbedingungen die wirtschaftlichste Lösung darstellt.

Interne und externe Umsetzung im Vergleich

Sofern Sie die Nachbearbeitung für den geeigneten Weg halten, stellt sich anschließend die Frage, ob die Umsetzung intern oder extern erfolgen soll. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass die barrierefreie Nachbearbeitung ein sehr tiefgehendes Fachwissen erfordert. Der Einarbeitungsaufwand ist entsprechend hoch, weshalb sich die interne Umsetzung häufig erst bei größeren Dokumentenmengen oder einem gezielten Kompetenzaufbau lohnt.

Die externe Umsetzung kann sinnvoll sein, wenn:

• keine ausreichende Personalkapazität vorhanden ist
• nur eine begrenzte Anzahl an Seiten umgesetzt werden soll (z. B. weniger als 5.000 einfach gestaltete Seiten)
• die Organisation sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren möchte
• Risiken minimiert werden sollen (z. B. weil ein spezialisierter Dienstleister die Barrierefreiheit gewährleistet)

Die interne Umsetzung ist häufig geeigneter, wenn:

• freie Personalkapazität vorhanden ist
• eine hohe Anzahl an Seiten umgesetzt werden soll
• langfristig internes Fachwissen aufgebaut werden soll

Gerade wenn der Aufbau eigener tiefgehender Accessibility-Expertise geplant ist, kann die Nachbearbeitung ein geeigneter Einstieg sein. Bei der Analyse und Behebung von Barrieren trifft man in kurzer Zeit auf viele unterschiedliche Problemstellungen und lernt dadurch sowohl die Anforderungen als auch typische Lösungsansätze sehr praxisnah kennen.

Prüfen Sie daher sorgfältig, ob eine externe Umsetzung die wirtschaftlichere Lösung darstellt oder ob die Vorteile des internen Kompetenzaufbaus den zusätzlichen Einarbeitungs- und Personalaufwand möglicherweise rechtfertigen.

Aufwand und Kosten

Wenn Sie die interne Nachbearbeitung für den geeigneten Weg halten, sollten Sie sich auch über die damit verbundenen Kosten und Investitionen im Klaren sein um auch wirklich eine fundierte finale Entscheidung treffen zu können.

Kostenfaktoren

In der Praxis gibt es typischerweise drei Kostenfaktoren:

• Personal
• Workshops
• Software

Der mit Abstand größte Kostenfaktor ist dabei die Personalzeit. Mitarbeitende müssen zunächst eingelernt werden und anschließend fällt für jedes einzelne Dokument erneut Bearbeitungszeit an. Diese Kosten entstehen dauerhaft und machen daher den größten Anteil der Gesamtkosten aus.

Wenn Sie sich also für die interne Nachbearbeitung entscheiden, dann entscheiden Sie sich zugleich für einen vergleichsweise personalintensiven Prozess. Genau deshalb sollten Sie diese Entscheidung auch konsequent zu Ende denken und in die Optimierung der Personaleffizienz investieren. Hierzu stehen insbesondere zwei Hebel zur Verfügung:

• Workshops: Stellen eine einmalige Investition dar, verkürzen die Einarbeitungszeit aber deutlich. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote und die Mitarbeitenden lernen praxisnahe und vor allem korrekte Techniken für eine langfristig effizientere Umsetzung.
• Spezialisierte Software: Verursacht zwar zusätzliche laufende Kosten, erhöht die Produktivität jedoch dauerhaft und reduziert den Bearbeitungsaufwand je Dokument.

In der Praxis passiert an genau dieser Stelle ein häufiger Denkfehler:
Workshops und geeignete Software erhöhen zunächst die sichtbaren Kosten. Deshalb versuchen viele Organisationen, auf Workshops zu verzichten und bereits vorhandene (ungeeignete) Software weiterzuverwenden. Dadurch sinken zwar die anfänglichen Investitionen, gleichzeitig fehlen aber auch die wichtigsten Voraussetzungen für eine wirtschaftliche interne Nachbearbeitung.
Man spart also zunächst Geld, setzt die Entscheidung für die interne Nachbearbeitung jedoch nicht konsequent um. Bezahlt wird diese vermeintliche Einsparung dann später über deutlich höhere Personalkosten – und das obwohl sich die Investitionen in vielen Fällen bereits nach kurzer Zeit amortisiert hätten. Daher sollten Workshops und geeignete Software konsequent einplant werden.

Tatsächliche Kosten

Bisher kennen Sie die relevanten Kostenfaktoren. Für eine fundierte Entscheidung ist jedoch auch ein Gefühl für die tatsächlich entstehenden Kosten erforderlich. Da diese von verschiedenen Rahmenbedingungen abhängen, betrachten wir nachfolgend ein vereinfachtes Praxisbeispiel. So können Sie die Größenordnungen der Kosten besser einschätzen.

Annahmen:

• Projektumfang
  • Volumen: 1.000 Seiten
  • Umsetzungszeitraum: 1 Jahr
• Personalkosten
  • Vollkostensatz: 50 € pro Stunde
  • Aufwand (ungeschult + ungeeignete Software): 8 Stunden pro Woche
  • Aufwand (geschult + geeignete Software): 4 Stunden pro Woche
• Investitionen
  • Vorhandene ungeeignete Software: 0 € pro Jahr
  • Geeignete Software: 1.000 € pro Jahr
  • Workshop: 2.000 € (einmalig)

Szenario A – Geschult + geeignete Software

Person A wurde geschult und arbeitet mit geeigneter Software. Für die Nachbearbeitung werden durchschnittlich 4 Stunden pro Woche eingeplant.

Szenario B – Ungeschult + ungeeignete Software

Person B wurde nicht geschult und nutzt bereits vorhandene, jedoch ungeeignete Software. Dadurch steigt der Bearbeitungsaufwand häufig erheblich an. Für dieses Beispiel wird daher mit einem doppelt so hohen Aufwand von 8 Stunden pro Woche gerechnet.

Trotz zusätzlicher Investitionen für Schulung und Software sind die Gesamtkosten bereits im ersten Jahr um 7.400 € (36 %) niedriger. Ab dem zweiten Jahr erhöht sich die jährliche Einsparung sogar auf 9.400 € (45 %).

Dieses Beispiel verdeutlicht, warum Investitionen in Schulungen und geeignete Software nicht isoliert betrachtet werden sollten. Entscheidend sind die Gesamtkosten über den gesamten Betrachtungszeitraum. In vielen Fällen führen zusätzliche Investitionen zu einer deutlich wirtschaftlicheren Lösung.

Workflow und Software

Die Nachbearbeitung barrierefreier PDFs besteht typischerweise aus drei Schritten. In der Praxis erfolgt die Umsetzung jedoch meist iterativ. Identifizierte Fehler werden behoben und anschließend wird erneut geprüft. Dieser Prozess wiederholt sich, bis alle Barrieren beseitigt wurden.

1. Prüfung

Im ersten Schritt werden bestehende Barrierefreiheitsprobleme identifiziert. Dabei gibt es einige Kriterien, die (zumindest aktuell noch) manuell durch einen Menschen geprüft werden müssen. Viele technische (deterministische) Kriterien können jedoch automatisiert überprüft werden. Hierfür kommen spezielle Prüfwerkzeuge zum Einsatz, die bekannte Fehler erkennen und übersichtlich auflisten.

Geeignete Software:

• PAC (kostenfrei)
• veraPDF (kostenfrei)

Für die meisten Organisationen ist PAC die erste Wahl. Die Software ist kostenfrei, zeichnet sich durch eine sehr nutzerfreundliche Bedienoberfläche und übersichtliche Darstellung der Prüfergebnisse aus. Zusätzlich hat sie sich insbesondere im deutschsprachigen Raum (und auch vielen anderen Teilen der Welt) als De-facto-Standard etabliert. Viele Organisationen prüfen am Ende des Erstellungsprozesses, ob ein Dokument die PDF/UA- und WCAG-Prüfung des PAC besteht oder erwarten einen entsprechenden Nachweis von ihren Dienstleistern.

2. Bearbeitung

Im zweiten Schritt werden visuelle und allgemeine technische Korrekturen durchgeführt. Hierzu gehören beispielsweise die Korrektur von Farben und Kontrasten oder die OCR-Erkennung gescannter Dokumente.

Obwohl bereits in diesem Schritt am PDF gearbeitet wird, sind hierfür typischerweise noch keine speziellen Funktionen für die Barrierefreiheit erforderlich. Es handelt sich vielmehr um klassische PDF-Bearbeitungen, die grundsätzlich von vielen PDF-Editoren unterstützt werden. Die eigentliche barrierefreie Aufbereitung erfolgt erst im nächsten Schritt.

Geeignete Software:

• PDF-XChange Editor
• Foxit PDF Editor
• Adobe Acrobat

Für die meisten Organisationen ist der PDF-XChange Editor die wirtschaftlichste Wahl. Die Software ist deutlich günstiger als die Konkurrenten und wird nicht über ein Abonnement, sondern über eine Einmallizenz angeboten. Zusätzlich werden PDF-XChange Editor und Foxit PDF Editor meist deutlich nutzerfreundlicher empfunden als Adobe Acrobat.

3. Barrierefreie Aufbereitung

Im dritten Schritt erfolgt die eigentliche barrierefreie Aufbereitung des Dokuments. Hierbei wird beispielsweise die Tag-Struktur erstellt und bearbeitet. Für diesen Schritt werden also spezielle Funktionen für die Umsetzung der Barrierefreiheitsanforderungen benötigt.

Leider stellen viele herkömmliche PDF-Editoren nicht alle hierfür benötigten Funktionen bereit. Und die Softwares mit einem vollen Funktionsumfang sind hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit und Effizienz nicht primär auf die barrierefreie Aufbereitung von PDFs ausgelegt. Aus diesem Grund lohnt sich typischerweise der Einsatz spezialisierter Software, die gezielt für diesen Anwendungsfall entwickelt und optimiert wurde.

Geeignete Software:

• PDFix Desktop
• Adobe Acrobat
• Foxit PDF Editor (Stand 06/2026: Funktionsumfang für die Barrierefreiheit nicht vollständig)

Für die meisten Organisationen ist PDFix Desktop die wirtschaftlichste Wahl. Die Software stellt einen vollständigen Funktionsumfang für die Barrierefreiheit bereit. Zusätzlich können wiederkehrende Arbeitsschritte gebündelt und teilautomatisiert werden.
Darüber hinaus wurde die Software gezielt für diesen Anwendungsfall entwickelt, wodurch die Bedienung oftmals deutlich intuitiver ist als bei allgemeinen PDF-Editoren. Gleichzeitig wurde großer Wert auf Nutzerfreundlichkeit und Effizienz gelegt. Dies zeigt sich beispielsweise an den umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche durch frei konfigurierbare Symbolleisten. Zusätzlich können für nahezu alle Befehle individuelle Tastenkombinationen definiert werden.
Wer täglich mit einer Software arbeitet, sollte diese möglichst gut an die eigenen Arbeitsabläufe anpassen. Dadurch können viele kleine Zeitverluste vermieden werden, die sich über die Jahre zu einem erheblichen Effizienzgewinn summieren.

KI und Automatisierung

In den letzten Jahren haben sich zahlreiche Machine-Learning- und KI-basierte Technologien etabliert, die mittlerweile auch für die PDF-Barrierefreiheit genutzt werden. Diese können Dokumente analysieren und beispielsweise Tag-Strukturen vorbereiten oder bestimmte Korrekturen automatisieren.
Aktuell ersetzen solche Technologien jedoch noch keine fachliche Prüfung und Nachbearbeitung. Die erzeugten Ergebnisse müssen weiterhin kontrolliert und (aktuell noch) fast immer korrigiert werden. Dennoch können sie in bestimmten Anwendungsfällen bereits heute zu einer Effizienzsteigerung beitragen.

Bei Anbietern, die eine vollautomatische Umsetzung der PDF-Barrierefreiheit versprechen, sollte die tatsächliche Qualität der Ergebnisse sorgfältig geprüft werden. Während hierfür teilweise jährliche Lizenzkosten im fünfstelligen Bereich verlangt werden, bleibt die versprochene Leistung oftmals aus. Die PDFs bestehen zwar typischerweise die automatisierte PAC-Prüfung, halten einer vollumfänglichen Prüfung jedoch meist nicht Stand, da beispielsweise wesentliche Teile der semantischen Struktur fehlen.
Insbesondere bei KI-basierten Lösungen empfiehlt sich daher eine zusätzliche sehr detaillierte fachliche Prüfung der erzeugten Ergebnisse.

Neben den neueren KI-Technologien existieren auch klassische Automatisierungsmöglichkeiten, die vollständig regelbasiert arbeiten. Im Gegensatz zu KI-Systemen liefern diese bei identischen Eingaben stets reproduzierbare Ergebnisse und lassen sich dadurch deutlich einfacher kontrollieren.
Ein Beispiel hierfür sind Action Sets. Dabei werden mehrere Programmfunktionen zu einem automatisierten Workflow zusammengefasst und anschließend automatisch in einer definierten Reihenfolge ausgeführt. So können wiederkehrende Aufgaben standardisiert und der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziert werden.

Einzelerstellung neuer Dokumente

Die Einzelerstellung neuer Dokumente ist für die meisten Organisationen der wichtigste Prozess zur Erzeugung barrierefreier PDFs. Anstatt bestehende PDFs nachträglich zu korrigieren, werden die Anforderungen an die Barrierefreiheit bereits während der Dokumenterstellung berücksichtigt.

Der größte Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Barrierefreiheit zu einem passiven Bestandteil des normalen Dokumentenerstellungsprozesses werden kann. Werden auf Barrierefreiheit optimierte Vorlagen mit geeigneten Add-Ins kombiniert und die vorhandenen Programmfunktionen konsequent und korrekt verwendet, entfällt die Barrierefreiheit als zusätzlicher Arbeitsschritt oftmals vollständig. Dadurch ist die Einzelerstellung typischerweise deutlich effizienter als die nachträgliche Aufbereitung bestehender PDFs.

Gleichzeitig sind die erforderlichen Fachkenntnisse in der Regel moderat. Im Vordergrund steht vor allem die bereits erwähnte konsequente Verwendung der bereitgestellten Vorlagen und Programmfunktionen. Tiefergehende Kenntnisse der PDF-Barrierefreiheit werden häufig nur noch für die abschließende Prüfung oder bestimmte Sonderfälle benötigt. Erst wenn keine geeigneten Vorlagen und Add-Ins eingesetzt werden, steigen sowohl der erforderliche Wissensumfang als auch der zusätzliche Arbeitsaufwand deutlich an. Denn dann wird die Barrierefreiheit wieder zu einem zusätzlichen aktiven Arbeitsschritt.

Vorteile:

• Geeignet für viele unterschiedliche Dokumenttypen
• Mit optimierten Vorlagen und Add-Ins effizient skalierbar
• Einfach in bestehende Office-Workflows integrierbar
• Geringe Einstiegskosten
• Vergleichsweise geringer zusätzlicher Aufwand pro Dokument

Nachteile:

• Erfordert insbesondere zu Beginn eine strukturierte und konsistente Arbeitsweise
• Ohne Add-Ins ist zusätzliche Nachbearbeitung erforderlich
• Interaktive PDF-Formulare verursachen typischerweise zusätzlichen Aufwand

Insgesamt ist die Einzelerstellung für viele Organisationen eine äußerst wirtschaftliche Lösung und daher für nahezu alle Organisationen relevant, die regelmäßig individuelle Dokumente erstellen müssen.
Leider wird in der Praxis jedoch häufig der Fehler gemacht, Barrierefreiheit als zusätzlichen Arbeitsschritt einzuführen, anstatt sie konsequent in die bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren. Dadurch gehen viele der wirtschaftlichen Vorteile dieses Ansatzes verloren.

Die entscheidenden Fragen lauten daher nicht nur, ob die Barrierefreiheit intern umgesetzt oder an spezialisierte Dienstleister vergeben werden sollte. Ebenso wichtig ist die Frage, wie sich die Barrierefreiheit möglichst effizient in die bestehenden Prozesse integrieren lässt. In den folgenden Abschnitten betrachten wir die wichtigsten Entscheidungsfaktoren sowie den typischen Workflow und die dafür geeigneten Softwares.

Interne und externe Umsetzung im Vergleich

Da die Einzelerstellung für viele Organisationen eine wirtschaftliche Lösung darstellt, stellt sich im nächsten Schritt die Frage, ob die Umsetzung intern erfolgen oder an spezialisierte Dienstleister vergeben werden sollte. Beide Ansätze können sinnvoll sein und bringen jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich.

Die externe Umsetzung kann sinnvoll sein, wenn:

• keine ausreichende Personalkapazität vorhanden ist
• nur gelegentlich Dokumente erstellt werden
• besonders hohe gestalterische Anforderungen bestehen (z. B. Marketingmaterialien oder aufwendig gestaltete Publikationen)
• Risiken minimiert werden sollen (z. B. weil ein spezialisierter Dienstleister die Barrierefreiheit gewährleistet)

Die interne Umsetzung ist häufig geeigneter, wenn:

• freie Personalkapazität vorhanden ist
• regelmäßig individuelle Dokumente erstellt werden
• der Aufbau interner Expertise gewünscht ist
• kurze Reaktionszeiten erforderlich sind

Wie die genannten Kriterien zeigen, hängt die finale Entscheidung vor allem von den verfügbaren Personalkapazitäten, der Häufigkeit der Dokumentenerstellung sowie den gestalterischen Anforderungen ab.

Aufwand und Kosten

Wenn Sie die Einzelerstellung intern umsetzen möchten, sollten Sie sich auch hier wieder über die damit verbundenen Kosten und Investitionen im Klaren sein. So können Sie fundiert entscheiden, ob und vor allem unter welchen Rahmenbedingungen sich die interne Umsetzung wirtschaftlich lohnt.

Kostenfaktoren

In der Praxis gibt es typischerweise vier Kostenfaktoren:

• Personal
• Schulungen
• Vorlagen
• Software (inkl. Add-Ins)

Im Vergleich zur Nachbearbeitung sind die absoluten Personalkosten pro Seite bei der Einzelerstellung deutlich geringer. Dennoch macht der Personalaufwand auch in diesem Prozess zunächst den größten Anteil der Gesamtkosten aus, wenn Barrierefreiheit als separater Arbeitsschritt behandelt wird.

In diesem Fall werden die Dokumente zunächst im Textverarbeitungsprogramm erstellt, anschließend als PDF exportiert und danach barrierefrei aufbereitet. Dadurch entstehen zusätzliche Arbeitsschritte, die bei jeder Überarbeitung des Dokuments erneut durchgeführt werden müssen. Gleichzeitig steigt die Fehleranfälligkeit und die manuelle Nachbearbeitung wird von vielen Mitarbeitenden als nervenaufreibend empfunden. All diese Faktoren führen letztlich zu unnötigen Ineffizienzen, die sich direkt in höheren Personalkosten niederschlagen.

Anders als bei der Nachbearbeitung besteht der größte Hebel deshalb darin, Barrierefreiheit durch geeignete Vorlagen, Add-Ins und Schulungen weitgehend in den normalen Dokumentenerstellungsprozess zu integrieren. Die Anforderungen an die Barrierefreiheit werden dadurch bereits während der Dokumentenerstellung berücksichtigt und das barrierefreie PDF kann direkt aus dem Textverarbeitungsprogramm heraus erzeugt werden. Eine nachträgliche Aufbereitung ist dann oftmals nicht mehr erforderlich.

Genau deshalb haben Vorlagen, Add-Ins und Schulungen bei der Einzelerstellung einen besonders hohen Stellenwert. Sie reduzieren nicht nur die Personalzeit, sondern können einen zusätzlichen und fehleranfälligen Prozessschritt weitgehend oder sogar vollständig vermeiden. Dadurch steigen nicht nur die Effizienz und Wirtschaftlichkeit, sondern häufig auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Tatsächliche Kosten

Bisher kennen Sie die relevanten Kostenfaktoren. Für eine fundierte Entscheidung ist jedoch auch ein Gefühl für die tatsächlich entstehenden Kosten erforderlich. Da diese – wie bereits bei der Nachbearbeitung – von verschiedenen Rahmenbedingungen abhängen, betrachten wir nachfolgend ein vereinfachtes Praxisbeispiel. So können Sie die Größenordnungen der Kosten besser einschätzen.

Annahmen:

• Projektumfang
  • Volumen: 1.000 Seiten
  • Betrachtungszeitraum: 1 Jahr
• Personalkosten
  • Vollkostensatz: 50 € pro Stunde
  • Zusätzlicher Aufwand pro Seite (ungeschult + keine optimierten Vorlagen + kein geeignetes Add-In): 10 Minuten
  • Zusätzlicher Aufwand pro Seite (geschult + optimierte Vorlagen + geeignetes Add-In): 1 Minute
• Investitionen
  • Nachbearbeitungssoftware: 300 € pro Jahr
  • Geeignetes Add-In: 350 € pro Jahr
  • Vorlagen: 2.000 € (einmalig)
  • Schulung: 2.000 € (einmalig)

Szenario A – Geschult + optimierte Vorlagen + geeignetes Add-In

Person A wurde geschult und arbeitet mit optimierten Vorlagen sowie einem Add-In zur Erzeugung barrierefreier PDFs. Die Anforderungen an die Barrierefreiheit werden dadurch bereits während der Dokumentenerstellung berücksichtigt. Für dieses Beispiel wird deshalb lediglich ein zusätzlicher Aufwand von durchschnittlich 1 Minute pro Seite angenommen.

Szenario B – Ungeschult + keine optimierten Vorlagen + kein geeignetes Add-In

Person B wurde nicht geschult und verfügt weder über optimierte Vorlagen noch über ein Add-In zur Erzeugung barrierefreier PDFs. Die Dokumente werden zunächst erstellt und anschließend manuell auf Barrierefreiheit geprüft und nachbearbeitet. Für dieses Beispiel wird deshalb ein zusätzlicher Aufwand von durchschnittlich 10 Minuten pro Seite angenommen.

Trotz der zusätzlichen Investitionen in Schulung, Vorlagen und Add-In liegen die Gesamtkosten bereits im ersten Jahr um 3.150 € (36 %) niedriger. Ab dem zweiten Jahr erhöht sich die jährliche Einsparung sogar auf 7.150 € (83 %).

Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass die Investitionen in Schulung, Vorlagen und Add-In die Barrierefreiheit weitgehend in den normalen Dokumentenerstellungsprozess integrieren. Dadurch sinkt nicht nur der Aufwand pro Seite erheblich, sondern ein zusätzlicher und fehleranfälliger Prozessschritt entfällt oftmals vollständig.

Workflow und Software

Im Gegensatz zur Nachbearbeitung beginnt die Einzelerstellung bereits vor der eigentlichen Dokumenterstellung. Ziel ist es, jede einzelne Anforderung an die Barrierefreiheit möglichst früh zu berücksichtigen, damit sie später nicht aufwendig nachgeholt werden muss. Aus diesem Grund spielen insbesondere vorbereitende Maßnahmen wie Gestaltungsrichtlinien und Vorlagen eine zentrale Rolle.

Je nach Dokumenttyp können bei der Einzelerstellung bestimmte Prozessschritte entfallen oder unterschiedlich stark ausgeprägt sein. Der typische Ablauf lässt sich jedoch in vier Hauptschritte unterteilen.

1. Vorarbeit

Der erste Schritt wird häufig unterschätzt, obwohl er die Grundlage für den gesamten weiteren Prozess bildet. Ziel ist es, Gestaltungsrichtlinien festzulegen und Vorlagen zu entwickeln, welche die Anforderungen an die Barrierefreiheit bereits möglichst umfassend berücksichtigen.

Hierzu gehören beispielsweise die Auswahl geeigneter Schriftarten, die Definition ausreichender Farbkontraste sowie die Festlegung weiterer Gestaltungsgrundlagen. Diese Entscheidungen müssen in der Regel nur einmal getroffen werden und können anschließend in Vorlagen übernommen werden. Dadurch werden die Mitarbeitenden automatisch in die richtige Richtung gelenkt. Sind beispielsweise nur geprüfte Farben oder korrekt konfigurierte Formatvorlagen in der Vorlage hinterlegt, müssen diese nicht bei jedem Dokument erneut definiert und überprüft werden.

Je besser diese Vorarbeit durchgeführt wird, desto geringer ist der spätere Aufwand bei der Dokumenterstellung. Gleichzeitig sinkt die Fehleranfälligkeit, da viele Anforderungen eben bereits durch die Vorlagen vorgegeben werden und nicht bei jedem Dokument erneut berücksichtigt werden müssen.

Für die Definition der Gestaltungsgrundlagen werden typischerweise Hilfswerkzeuge wie Schriftarten-Editoren, Kontrastrechner und Farbwerkzeuge eingesetzt.

Geeignete Software:

• FontForge (kostenfrei)
• Kontrastrechner (kostenfrei)
• Coolors (kostenfrei)

2. Erstellung

Im zweiten Schritt wird das eigentliche Quelldokument erstellt. Auch hier ist es wieder das Ziel, die Anforderungen an die Barrierefreiheit bereits während der Erstellung möglichst umfassend zu berücksichtigen.

Hierfür ist es wichtig, die Funktionen des jeweiligen Textverarbeitungsprogramms korrekt zu verwenden. So sollten beispielsweise Listen mit der vorgesehenen Listenfunktion erstellt, Überschriften über die entsprechenden Formatvorlagen ausgezeichnet und Tabellen nicht für Layoutzwecke missbraucht werden.

Je sauberer das Dokument bereits in diesem Schritt aufgebaut wird, desto geringer fällt der spätere Aufwand aus. Fehler, die hier entstehen, müssen ansonsten bei jeder Überarbeitung und jeder neuen Dokumentversion erneut nachkorrigiert werden.

Geeignete Software:

• Microsoft Word
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Excel (hauptsächlich für tabellarische Inhalte)
• Adobe Indesign
• Google Docs

Nicht oder nur eingeschränkt geeignete Software:

• Canva (ungeeignet)
• Affinity (ungeeignet)

Für die meisten Organisationen sind Microsoft Word und Adobe InDesign die interessantesten Lösungen. Beide Programme bieten einen sehr großen Funktionsumfang und eignen sich für die zuverlässige Erstellung unterschiedlichster Dokumenttypen. Gleichzeitig erzeugen sie (bei korrekter Verwendung) bereits nativ vergleichsweise barrierearme PDFs, wodurch der spätere Aufwand für die barrierefreie Aufbereitung oftmals deutlich reduziert wird.

2b. Add-Ins/Plugins

Nachdem das Quelldokument erstellt wurde, erfolgt typischerweise die Erzeugung des PDF-Dokuments über ein spezielles Add-In oder Plugin (sofern vorhanden). Diese Softwares schließen die Lücke zwischen dem Textverarbeitungsprogramm und den vollständigen Anforderungen der PDF-Barrierefreiheit.

Der größte Vorteil besteht darin, dass viele Barrieren, die beim normalen PDF-Export entstehen würden, automatisch behoben werden. Dadurch verschwindet der Aufwand für die nachträgliche Aufbereitung oftmals vollständig oder er reduziert sich zumindest erheblich.
Das Add-In erzeugt dabei typischerweise keinen zusätzlichen Aufwand während der Dokumenterstellung. Nur in spezielleren Situationen sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich, beispielsweise wenn Tabellenkopfzeilen ausgezeichnet werden müssen oder Tabellen für Layoutzwecke verwendet wurden.

Die Auswahl des Add-Ins sollte möglichst früh erfolgen, da sie auch Einfluss auf die Gestaltung der Vorlagen hat. Viele Add-Ins ermöglichen zusätzliche Einstellungen, die direkt in den Vorlagen hinterlegt werden können. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass die Fußzeile in die PDF-Tag-Struktur übernommen wird, wenn dort wichtige Kontaktinformationen enthalten sind, die im eigentlichen Dokumentinhalt nicht vorkommen.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich häufig, zunächst das gewünschte Add-In auszuwählen und anschließend die Vorlagen gezielt auf dessen Funktionsumfang zu optimieren.

Geeignete Software:

• axesWord (für Word)
• axesSlide (für PowerPoint)
• MadeToTag (für InDesign)
• Grackle Workspace (für Google Docs)

Besonders hervorzuheben ist axesWord. Da Microsoft Word in vielen Organisationen bereits vorhanden ist, stellt das Add-In oftmals eine naheliegende Möglichkeit dar, die Barrierefreiheit direkt in den bestehenden Dokumentenerstellungsprozess zu integrieren.
Der große Funktionsumfang ermöglicht auch die Erstellung komplexerer Vorlagen. So können beispielsweise Kopf- und Fußzeilen gezielt in die PDF-Tag-Struktur integriert, benutzerdefinierte Formatvorlagen bestimmten PDF-Tags zugeordnet oder auch komplexere Layouts mit Hilfe von Layouttabellen umgesetzt werden, ohne die Barrierefreiheit zu beeinträchtigen.
Dadurch reduziert sich nicht nur der spätere Bearbeitungsaufwand. Es steigen gleichzeitig auch die Konsistenz und die Qualität der erzeugten PDFs, da viele Elemente bereits zentral in den Vorlagen definiert werden können.

2b. Formular-Bearbeitung

Falls Sie ein interaktives PDF-Formular erstellen möchten, werden Sie schnell feststellen, dass sich der Prozess von der gewöhnlichen Dokumenterstellung unterscheidet. Die Formularfelder können in den meisten Fällen gar nicht oder nur eingeschränkt im Quelldokument definiert werden. Deshalb müssen sie dann auf PDF-Ebene ergänzt oder zumindest abschließend konfiguriert werden.

Für die Erstellung eines Formulars gibt es grundsätzlich zwei etablierte Vorgehensweisen. Im Textverarbeitungsprogramm wird zunächst das nicht-interaktive Grundgerüst erstellt. Anschließend wird es entweder ohne Add-In als barrierearmes PDF oder mit Add-In als barrierefreies PDF exportiert. Danach werden die Formularfelder in das exportierte PDF eingefügt. Während die Option mit Add-In aufgrund der barrierefreien Ausgangsbasis zu bevorzugen ist, müssen die PDFs bei beiden Vorgehensweisen nachbearbeitet werden. Denn die nachträglich eingefügten Formularfelder sind nicht automatisch in der Tag-Struktur enthalten und damit zunächst auch nicht barrierefrei.

Für die Implementierung der Formularfelder werden herkömmliche PDF-Editoren eingesetzt.
Eine besondere Stellung nimmt jedoch auch noch Adobe InDesign ein. Dort können Formularfelder bereits während der Dokumenterstellung definiert und beim PDF-Export übernommen werden. Dadurch werden sie (bei korrekter Anwendung) zugleich in die Tag-Struktur integriert. Zwar sind oftmals noch kleine Korrekturen erforderlich, der Nachbearbeitungsaufwand fällt jedoch typischerweise deutlich geringer aus als bei Lösungen, bei denen die Formularfelder erst nachträglich in das PDF eingefügt werden.
Zu beachten ist aber, dass die Konfigurationsmöglichkeiten für die Formularfelder innerhalb von InDesign begrenzt sind. In der Praxis wird deshalb typischerweise zusätzlich ein PDF-Editor benötigt, um die verbleibenden Einstellungen vorzunehmen. Dennoch bietet dieser Ansatz erhebliche Vorteile, wenn man InDesign ohnehin bereits für die Dokumenterstellung nutzt.

Geeignete Software:

• PDF-XChange Editor
• Foxit PDF Editor
• Adobe Acrobat
• Adobe InDesign (Formularfelder nicht vollständig konfigurierbar)

Für die meisten Organisationen ist der PDF-XChange Editor die wirtschaftlichste Wahl. Die Software ist deutlich günstiger als die Konkurrenten und wird nicht über ein Abonnement, sondern über eine Einmallizenz angeboten. Zusätzlich werden PDF-XChange Editor und Foxit PDF Editor meist deutlich nutzerfreundlicher empfunden als Adobe Acrobat.

3. Barrierefreie Aufbereitung

Der dritte Schritt entspricht inhaltlich weitgehend dem Prozess der Nachbearbeitung. Während die grundlegende Tag-Struktur durch moderne Textverarbeitungsprogramme bereits erzeugt wird, sind ohne eine saubere Dokumenterstellung und die Nutzung geeigneter Add-Ins oftmals noch Korrekturen erforderlich. Hierzu zählen beispielsweise die Ergänzung von Metadaten, die Anpassung von Dokumenteinstellungen oder die Korrektur der semantischen Struktur. Das erstellte Dokument muss also noch barrierefrei aufbereitet werden, wofür Software mit speziellen Funktionen zur Umsetzung der Barrierefreiheitsanforderungen benötigt wird.

Der entscheidende Unterschied besteht jedoch darin, dass dieser Schritt bei der Einzelerstellung im Idealfall vollständig entfallen kann. Werden die vorherigen Schritte sauber umgesetzt, optimierte Vorlagen verwendet und ein leistungsfähiges Add-In eingesetzt, ist oftmals keine nachträgliche Aufbereitung mehr erforderlich. Eine Ausnahme stellen natürlich interaktive PDF-Formulare dar, bei denen zusätzliche Arbeiten auf PDF-Ebene typischerweise unvermeidbar sind.

Jeder Handgriff, der in diesem Schritt durchgeführt werden muss, verursacht zusätzlichen Aufwand und muss bei jeder späteren Überarbeitung des Quelldokuments erneut ausgeführt werden. Genau deshalb sollte die Barrierefreiheit bereits in den vorherigen Schritten möglichst umfassend berücksichtigt werden. Jede dort vermiedene Korrektur spart nicht nur Zeit bei der erstmaligen Erstellung, sondern auch bei allen zukünftigen Revisionen des Dokuments.

Geeignete Software:

• PDFix Desktop
• Adobe Acrobat
• Foxit PDF Editor (Stand 06/2026: Funktionsumfang für die Barrierefreiheit nicht vollständig)

Für die meisten Organisationen ist PDFix Desktop die wirtschaftlichste Wahl. Die Software stellt einen vollständigen Funktionsumfang für die Barrierefreiheit bereit. Zusätzlich können wiederkehrende Arbeitsschritte gebündelt und teilautomatisiert werden.
Darüber hinaus wurde die Software gezielt für diesen Anwendungsfall entwickelt, wodurch die Bedienung oftmals deutlich intuitiver ist als bei allgemeinen PDF-Editoren. Gleichzeitig wurde großer Wert auf Nutzerfreundlichkeit und Effizienz gelegt. Dies zeigt sich beispielsweise an den umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche durch frei konfigurierbare Symbolleisten. Zusätzlich können für nahezu alle Befehle individuelle Tastenkombinationen definiert werden.
Wer täglich mit einer Software arbeitet, sollte diese möglichst gut an die eigenen Arbeitsabläufe anpassen. Wer täglich mit einer Software arbeitet, sollte diese möglichst gut an die eigenen Arbeitsabläufe anpassen. Dadurch können viele kleine Zeitverluste vermieden werden, die sich über die Jahre zu einem erheblichen Effizienzgewinn summieren.

4. Prüfung

Im letzten Schritt wird überprüft, ob das erzeugte PDF die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllt. Hier gibt es einige Kriterien, die (zumindest aktuell noch) manuell durch einen Menschen geprüft werden müssen. Viele technische (deterministische) Kriterien können jedoch automatisiert überprüft werden. Hierfür kommen spezielle Prüfwerkzeuge zum Einsatz, die bekannte Fehler erkennen und übersichtlich auflisten.

Idealerweise dient die Prüfung bei der Einzelerstellung lediglich als abschließende Validierung der Barrierefreiheit. Ist keine barrierefreie Aufbereitung gemäß Schritt 3 erforderlich, muss die Prüfung in der Regel nur einmal durchgeführt werden.

Wenn jedoch eine barrierefreie Aufbereitung erfolgt, entsteht typischerweise eine Schleife zwischen den Schritten 3 und 4. Einzelne Barrieren werden korrigiert, anschließend erneut geprüft und gegebenenfalls weitere Korrekturen vorgenommen. Dieser Prozess wiederholt sich so lange, bis alle relevanten Fehler behoben wurden.

Geeignete Software:

• PAC (kostenfrei)
• veraPDF (kostenfrei)

Für die meisten Organisationen ist PAC die erste Wahl. Die Software ist kostenfrei, zeichnet sich durch eine sehr nutzerfreundliche Bedienoberfläche und übersichtliche Darstellung der Prüfergebnisse aus. Zusätzlich hat sie sich insbesondere im deutschsprachigen Raum (und auch vielen anderen Teilen der Welt) als De-facto-Standard etabliert. Viele Organisationen prüfen am Ende des Erstellungsprozesses, ob ein Dokument die PDF/UA- und WCAG-Prüfung des PAC besteht oder erwarten einen entsprechenden Nachweis von ihren Dienstleistern.

KI und Automatisierung

Auch bei der Einzelerstellung halten zunehmend KI-Funktionen (z. B. Microsoft Copilot) Einzug in die bestehenden Arbeitsabläufe. Ihr größter Nutzen liegt jedoch weniger in der vollständigen Automatisierung der Barrierefreiheit, sondern vielmehr darin, übersehene Inkonsistenzen aufzudecken und die Mitarbeitenden bei der Qualitätssicherung zu unterstützen.

So kann eine KI beispielsweise dabei helfen, uneinheitliche Formatierungen zu erkennen, potenzielle Überschriften vorzuschlagen oder auffällige Abweichungen von den vorgesehenen Vorlagen sichtbar zu machen. Dadurch lassen sich bestimmte Missgeschicke identifizieren, die bei der manuellen Erstellung unbemerkt geblieben wären.

Gleichzeitig sollte die Verfügbarkeit solcher Funktionen nicht dazu verleiten, weniger sorgfältig zu arbeiten. KI kann Fehler erkennen und Verbesserungsvorschläge liefern, sie muss dies jedoch nicht zwangsläufig tun. Darüber hinaus sind die vorgeschlagenen Lösungen nicht immer korrekt und müssen weiterhin fachlich geprüft werden.

Sauber aufgebaute Vorlagen, klar definierte Arbeitsabläufe und der korrekte Umgang mit den vorhandenen Funktionen des Textverarbeitungsprogramms bleiben daher die wichtigste Grundlage für eine effiziente und zuverlässige Erstellung barrierefreier Dokumente. Werden diese Prinzipien konsequent umgesetzt, wird KI in diesem Bereich höchstens als ergänzende Unterstützung benötigt – nicht als Ersatz für eine gute Arbeitsweise.

Automatisierte Massenverarbeitung

Die automatisierte Massenverarbeitung eignet sich für Organisationen, die regelmäßig große Mengen standardisierter Dokumente erzeugen. Die erforderlichen Regeln zur Umsetzung der Barrierefreiheit werden dabei einmalig über sogenannte Templates definiert. Diese werden anschließend automatisiert auf alle entsprechenden Dokumente angewendet. Die Verarbeitung kann dabei vollautomatisiert auf dem Server erfolgen. Für kleineren Volumina gibt es jedoch auch noch die teilautomatisierte Desktop-Batchverarbeitung, die viele Vorteile der Massenverarbeitung bietet, jedoch keine aufwändige Serverinfrastruktur erfordert.

Unabhängig von der gewählten Art der Verarbeitung besteht der größte Vorteil darin, dass die Barrierefreiheit zentral umgesetzt werden kann. Dadurch sind weder flächendeckende Softwarelösungen noch umfangreiche Schulungen aller Mitarbeitenden erforderlich. Gleichzeitig entstehen reproduzierbare Ergebnisse mit einer gleichbleibenden Qualität, während der zusätzliche Aufwand pro verarbeitetem Dokument auf ein Minimum reduziert wird.

Die erforderlichen Fachkenntnisse konzentrieren sich dabei auf wenige Personen oder externe Dienstleister. Insbesondere die Erstellung der Templates sowie die technische Implementierung erfordern ein sehr tiefgehendes Verständnis der PDF-Barrierefreiheit und der eingesetzten Automatisierungslösung. Nach der erfolgreichen Einführung beschränkt sich der laufende Aufwand hingegen häufig auf die Wartung des Prozesses sowie die gelegentliche Anpassung oder Erweiterung der Templates.

Vorteile:

• Barrierefreiheit wird zentral umgesetzt
• Keine flächendeckenden Softwarelösungen und Schulungen erforderlich
• Gleichbleibende Qualität der erzeugten Dokumente
• Extrem geringer Folgeaufwand pro Dokument
• Sehr hohe Wirtschaftlichkeit bei großen Volumina

Nachteile:

• Hoher Einmalaufwand für Einführung und Implementierung
• Änderungen an Layouts erfordern Anpassungen der Templates
• Ausschließlich für standardisierte Dokumenttypen geeignet

Die automatisierte Massenverarbeitung kann bei geeigneten Rahmenbedingungen die wirtschaftlichste Lösung darstellen. Aufgrund der hohen Einmalinvestitionen (vor allem bei der serverbasierten Verarbeitung) und der technischen Komplexität sollte ihre Einführung jedoch sorgfältig geprüft werden. Bei hohen Volumina wiederkehrender Dokumente können die anfänglichen Aufwände aber durch die sehr geringen laufenden Verarbeitungskosten mehr als ausgeglichen werden.

Interne und externe Umsetzung im Vergleich

Wenn Sie die Massenverarbeitung für eine geeignete Lösung halten, stellt sich auch hier die Frage, ob diese intern oder extern umgesetzt werden soll. Anders als bei der Nachbearbeitung und der Einzelerstellung sind hierbei jedoch zwei separate Entscheidungen zu treffen: Zum einen muss entschieden werden, wer die Templates erstellt und pflegt, zum anderen, wer den Betrieb der Massenverarbeitung übernimmt. In der Praxis werden diese Aufgaben häufig unterschiedlich verteilt und intern sowie extern kombiniert.

Template-Erstellung

Von den bisher betrachteten Maßnahmen erfordert die Erstellung der Templates in der Regel die tiefgehendsten fachlichen und technischen Kenntnisse. Einerseits müssen die Anforderungen der PDF-Barrierefreiheit im Detail verstanden werden. Andererseits muss man wissen, wie man diese Anforderungen technisch in Templates umsetzt, damit die verarbeiteten Dokumente die Barrierefreiheitsanforderungen zuverlässig erfüllen. Aus diesem Grund werden die Erstellung und spätere Anpassung der Templates häufig an spezialisierte Dienstleister vergeben. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch auch eine interne Umsetzung sinnvoll sein.

Die externe Umsetzung kann sinnvoll sein, wenn:

• keine ausreichende Personalkapazität vorhanden ist
• der erhebliche Ausbildungs- und Einarbeitungssaufwand vermieden werden soll
• nur selten neue Dokumenttypen hinzukommen
• bestehende Templates nur gelegentlich angepasst werden müssen
• die Risiken bei der Template-Erstellung minimiert werden sollen

Die interne Umsetzung ist häufig geeigneter, wenn:

• freie Personalkapazität vorhanden ist
• regelmäßig neue Dokumenttypen hinzukommen
• bestehende Templates fortlaufend angepasst und erweitert werden müssen
• neue Anforderungen und Dokumenttypen kurzfristig umgesetzt werden sollen
• eine möglichst hohe Unabhängigkeit bei zukünftigen Anpassungen angestrebt wird

Betrieb der Massenverarbeitung

Auf die Entscheidung zur Erstellung der Templates folgt die Frage, wie die Massenverarbeitung der Dokumente betrieben werden soll. Zu berücksichtigen ist dabei, dass die zuvor erwähnte Desktop-Batchverarbeitung aufgrund ihres geringen technischen und organisatorischen Aufwands typischerweise intern betrieben wird. Die nachfolgenden Überlegungen zur internen und externen Umsetzung beziehen sich daher in erster Linie auf serverbasierte Lösungen zur Massenverarbeitung.

Die externe Umsetzung kann sinnvoll sein, wenn:

• keine eigene Serverinfrastruktur aufgebaut oder betrieben werden soll
• keine internen Ressourcen für Betrieb, Wartung und Überwachung zur Verfügung stehen
• die technische Betreuung vollständig ausgelagert werden soll
• die Massenverarbeitung möglichst schnell eingeführt werden soll
• der Integrations- und Administrationsaufwand möglichst gering gehalten werden soll

Die interne Umsetzung ist häufig geeigneter, wenn:

• eine geeignete Serverinfrastruktur bereits vorhanden ist oder aufgebaut werden kann
• ausreichende Personalkapazitäten für Betrieb und Wartung zur Verfügung stehen
• sensible Daten die eigene Infrastruktur nicht verlassen sollen
• eine möglichst hohe Unabhängigkeit angestrebt wird
• die Gesamtkosten langfristig reduziert werden sollen

Auch Mischformen sind möglich. So kann die Infrastruktur beispielsweise intern betrieben werden, während externe Dienstleister die technische Betreuung und Weiterentwicklung übernehmen.

Auswahl des Dienstleisters

Wird die Massenverarbeitung an externe Dienstleister vergeben, sollte geprüft werden, auf welcher technischen Grundlage die Umsetzung erfolgt. Insbesondere sollte unterschieden werden, ob die Barrierefreiheit regelbasiert über Templates oder KI-basiert umgesetzt wird.

Regelbasierte Lösungen liefern bei identischen Eingaben reproduzierbare Ergebnisse und lassen sich dadurch deutlich einfacher kontrollieren. KI-basierte Verfahren hingegen erreichen aktuell meistens nicht die gewünschte Qualität. Wie bereits im Abschnitt zur Nachbearbeitung erläutert, bestehen die erzeugten PDFs zwar häufig automatisierte Prüfungen (z. B. den PAC), halten einer detaillierten fachlichen Prüfung jedoch meist nicht stand.

Gerade bei KI-basierten Lösungen empfiehlt sich daher eine besonders sorgfältige Prüfung der erzeugten Ergebnisse. Die Wahl des Dienstleisters sollte sich deshalb nicht nur an den Kosten und dem Funktionsumfang orientieren, sondern auch daran, wie die Barrierefreiheit technisch umgesetzt wird.

Aufwand und Kosten

Wenn Sie die automatisierte Massenverarbeitung (zumindest teilweise) intern umsetzen möchten, sollten Sie sich auch hier über die damit verbundenen Kosten und Investitionen im Klaren sein. So können Sie fundiert entscheiden, ob und unter welchen Rahmenbedingungen sich die Einführung wirtschaftlich lohnt.

Kostenfaktoren

In der Praxis ergeben sich je nach Umsetzungsart unterschiedliche Kostenfaktoren:

• Infrastruktur
• Template-Erstellung
• Implementierung und Integration
• Software
• Personal
• Schulungen

Die Kostenstruktur unterscheidet sich dabei grundlegend von der Nachbearbeitung und der Einzelerstellung. Die größten Aufwände entstehen typischerweise zu Beginn des Projekts. Hierzu zählen insbesondere der Aufbau der erforderlichen Infrastruktur, die Erstellung der Templates sowie die technische Implementierung einschließlich der notwendigen Tests.
Werden diese Aufgaben intern übernommen, spiegeln sich die damit verbundenen Aufwände vor allem in den Personal- und Schulungskosten wider.

Sind die anfänglichen Investitionen jedoch einmal erfolgt, beschränken sich die laufenden Kosten häufig auf Software, die allgemeine Wartung der bestehenden Infrastruktur sowie die gelegentliche Erstellung oder Anpassung von Templates. Auch hier gilt: Werden Wartung und Template-Arbeiten intern durchgeführt, schlagen sie sich überwiegend im Personalaufwand nieder. In der Praxis wird die allgemeine Wartung häufig intern übernommen, wenn ohnehin bereits eine Serverinfrastruktur betrieben wird und entsprechende Wartungsprozesse bereits etabliert sind.

Tatsächliche Kosten

Bisher kennen Sie die relevanten Kostenfaktoren. Für eine fundierte Entscheidung ist jedoch auch bei der Massenverarbeitung ein Gefühl für die tatsächlich entstehenden Kosten erforderlich. Anders als bei der Nachbearbeitung und der Einzelerstellung lassen sich diese aufgrund der sehr unterschiedlichen Rahmenbedingungen jedoch nur schwer anhand eines vereinfachten Praxisbeispiels veranschaulichen.

Die tatsächlichen Einmalkosten variieren erheblich, beginnen typischerweise aber im unteren fünfstelligen Bereich.

Die laufenden Kosten für die eigentliche Verarbeitung der Dokumente bewegen sich hingegen in einer vergleichsweise geringen Größenordnung.
Je nach Volumen und Auslastung können die Verarbeitungskosten bei kleineren Mengen zwar noch bei einigen zehn Cent pro Seite liegen. Mit steigenden Stückzahlen sinken sie jedoch häufig auf einen Bruchteil eines Cents pro Seite. Gerade bei hohen Verarbeitungsvolumina kann die Massenverarbeitung dadurch eine außerordentlich wirtschaftliche Lösung darstellen.

Workflow und Software

1. Bestehender Erstellungsprozess

Den ersten Schritt der Massenverarbeitung stellt der bestehende Dokumentenerstellungsprozess dar. Die PDFs werden wie bisher durch die vorhandenen DMS-, CRM- oder Fachsysteme erzeugt. Das ist in der Praxis ein wichtiger Punkt, weil viele Organisationen bereits etablierte Lösungen für die Dokumenterzeugung einsetzen, die nicht ohne Weiteres verändert werden können oder sollen. Teilweise handelt es sich auch um ältere Systeme, für die kein Entwicklungssupport mehr verfügbar ist. Die Massenverarbeitung setzt daher typischerweise nachgelagert auf den bereits erzeugten PDFs auf.

2. Template-Erstellung

Im zweiten Schritt wird zunächst analysiert, welche Dokumente durch die bestehenden Systeme erzeugt werden. Dabei wird geprüft, welche Dokumenttypen überhaupt für eine automatisierte Verarbeitung geeignet sind. Denn die Massenverarbeitung eignet sich ausschließlich für wiederkehrende bzw. standardisierte Dokumentformate wie beispielsweise Rechnungen, Bescheide oder Mitgliedsschreiben. Individuell gestaltete Dokumente, wie etwa Broschüren oder Marketingmaterialien, lassen sich aufgrund ihrer stark variierenden Struktur in der Regel nicht wirtschaftlich auf diese Weise verarbeiten.

Die geeigneten Dokumenttypen werden anschließend anhand gemeinsamer Merkmale gruppiert. Ziel ist es, die Anzahl der benötigten Regelwerke möglichst gering zu halten und dennoch alle relevanten Dokumentvarianten zuverlässig abzudecken. So können beispielsweise Angebote und Rechnungen aufgrund ihrer ähnlichen Struktur häufig gemeinsam verarbeitet werden. Ergeben sich jedoch zu große Unterschiede zwischen den Dokumenttypen, werden diese getrennt betrachtet und durch separate Templates abgebildet.

Auf dieser Grundlage werden anschließend die eigentlichen Templates erstellt. Hierbei handelt es sich um technische Regelwerke, die definieren, anhand welcher Merkmale Inhalte erkannt und wie diese für die Barrierefreiheit aufbereitet werden sollen. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Schriftgrößen als Überschriften interpretiert oder wiederkehrende Logos als Artefakte behandelt werden.

Geeignete Software:

• anbieterspezifische Desktop-Anwendungen zur Erstellung von Templates

3. Verarbeitung

Im dritten Schritt erfolgt die eigentliche Verarbeitung der Dokumente. Hierbei werden die erzeugten PDFs gemeinsam mit den zuvor definierten Templates durch die entsprechende Software verarbeitet. Wurden die Templates korrekt erstellt, verlassen die Dokumente diesen Verarbeitungsschritt als vollständig barrierefreie PDFs.

Die Verarbeitung kann grundsätzlich auf zwei Arten erfolgen:

• Vollautomatisiert: Die Verarbeitung ist in die bestehende Systemlandschaft integriert und erfolgt typischerweise serverbasiert, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
• Teilautomatisiert: Die Verarbeitung wird in regelmäßigen Abständen manuell angestoßen. Hierfür werden die Templates gemeinsam mit einer Desktop-Software genutzt, die eine Batch-Verarbeitung mehrerer Dokumente ermöglicht. Dadurch lassen sich viele Vorteile der Massenverarbeitung nutzen, ohne eine eigene Serverinfrastruktur aufbauen und betreiben zu müssen.

Geeignete Software:

• spezielle SDKs
• Desktop-Anwendungen mit Batch-Verarbeitungsfunktion

4. Prüfung

Im vierten Schritt erfolgt die Prüfung der erzeugten Dokumente. Anders als bei der Nachbearbeitung oder der Einzelerstellung steht hierbei jedoch nicht die Prüfung jedes einzelnen Dokuments im Vordergrund, sondern die kontinuierliche Qualitätssicherung des gesamten Prozesses.

Zur kontinuierlichen Qualitätssicherung sollten die erzeugten Dokumente regelmäßig stichprobenartig überprüft werden. Hierzu empfiehlt sich zum einen eine automatisierte Prüfung der maschinell überprüfbaren (deterministischen) Kriterien und zum anderen in größeren Abständen eine vollumfängliche manuelle Prüfung einzelner Dokumente. Beide Maßnahmen dienen dazu, rechtzeitig zu erkennen, wenn Änderungen an den vorgelagerten Systemen, Anpassungen der Templates oder andere Einflüsse den Gesamtprozess unbeabsichtigt verändern und dadurch die Qualität der erzeugten Dokumente beeinträchtigen.

Für den Fall, dass die automatisierte Prüfung Fehler meldet, sollte auch ein entsprechender Eskalationsmechanismus vorgesehen sein. In diesem Fall empfiehlt sich eine sofortige manuelle und vollumfängliche Prüfung der betroffenen Dokumente, um die Ursache zu identifizieren und die erforderlichen Anpassungen an den Templates oder dem Gesamtprozess vorzunehmen.

Geeignete Software:

• spezielle Prüf-SDKs zur automatisierten Validierung
• PAC
• veraPDF

KI und Automatisierung

Auch im Zusammenhang mit der Massenverarbeitung wird zunehmend über den Einsatz von KI diskutiert. Der in diesem Beitrag beschriebene Ansatz basiert jedoch bewusst auf regelbasierten Templates und nicht auf KI-gestützten Entscheidungen. Dadurch entstehen reproduzierbare Ergebnisse, die sich nachvollziehen, testen und bei Bedarf gezielt anpassen lassen.

Falls KI in diesem Prozess eingesetzt wird, erfolgt dies in der Regel lediglich unterstützend im Rahmen der Analyse der vorhandenen Dokumenttypen oder bei der Erstellung der Templates. Die eigentliche Verarbeitung sollte hingegen möglichst regelbasiert erfolgen. Gerade bei hohen Verarbeitungsvolumina sind Vorhersehbarkeit und Konsistenz häufig wichtiger als die zusätzliche Flexibilität KI-basierter Verfahren.

Werden externe Dienstleister eingesetzt, empfiehlt es sich daher zu prüfen, ob die Umsetzung tatsächlich regelbasiert über Templates erfolgt oder ob KI-gestützte Verfahren zum Einsatz kommen. Wie bereits im Abschnitt zur Nachbearbeitung erläutert, können KI-basierte Lösungen zwar in bestimmten Situationen sinnvoll sein, erreichen jedoch nicht immer die gewünschte Qualität und Nachvollziehbarkeit.

Zusammenfassung

Es gibt nicht den einen richtigen Weg zu barrierefreien PDFs. Nachbearbeitung, Einzelerstellung und automatisierte Massenverarbeitung verfolgen unterschiedliche Ansätze und sind jeweils für bestimmte Anwendungsfälle besonders geeignet.

Entscheidend ist daher nicht, welcher Prozess grundsätzlich „am besten“ ist, sondern welcher unter den jeweiligen Rahmenbedingungen die wirtschaftlichste und praktikabelste Lösung darstellt. Die folgenden Abschnitte fassen die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und unterstützen Sie dabei, die für Ihre Organisation passende Strategie abzuleiten.

Die drei Hauptprozesse im direkten Vergleich

Die untenstehende Übersicht stellt die drei Hauptprozesse vergleichend gegenüber und zeigt auf einen Blick deren jeweilige Vor- und Nachteile.

Die wirtschaftlichste Kombination in der Praxis

In der Praxis zeigt sich häufig, dass nicht ein einzelner Prozess, sondern die Kombination mehrerer Ansätze die wirtschaftlichste Lösung darstellt. Die folgenden Empfehlungen haben sich in vielen Organisationen bewährt:

• Bestehende PDFs: Liegen bereits PDFs ohne nutzbare Quelldokumente vor, ist die externe Nachbearbeitung häufig die wirtschaftlichste Lösung. Denn für die Nachbearbeitung sind ein tiefgehendes Fachwissen und damit ein hoher Einarbeitungsaufwand erforderlich. Bei einer geringen Anzahl nachzubearbeitender Dokumente verteilt sich dieser Aufwand nicht genug, sodass eine externe Vergabe oftmals wirtschaftlicher ist. Gleichzeitig entstehen planbare Kosten pro Dokument, ohne interne Ressourcen langfristig zu binden.
• Neue individuelle Dokumente: Die Einzelerstellung neuer Dokumente wird häufig intern umgesetzt. Durch auf Barrierefreiheit optimierte Vorlagen und geeignete Add-Ins kann die Barrierefreiheit in den normalen Dokumentenerstellungsprozess integriert werden. Dadurch bleiben die zusätzlichen Aufwände pro Dokument vergleichsweise gering. Gleichzeitig profitieren Organisationen von einer hohen Flexibilität und dem Aufbau langfristigen Know-hows.
• Große Mengen standardisierter Dokumente: Die automatisierte Massenverarbeitung sollte geprüft werden, wenn regelmäßig hohe Volumina wiederkehrender Dokumenttypen verarbeitet werden. Zwar sind die erforderlichen Einmalinvestitionen vergleichsweise hoch, dafür erfolgt die Verarbeitung anschließend zentral und automatisiert. Dadurch müssen keine flächendeckenden Softwarelösungen, Schulungen oder manuellen Bearbeitungsprozesse in der Organisation ausgerollt werden. Bei entsprechendem Volumen kann dieser Ansatz daher die mit Abstand wirtschaftlichste Lösung darstellen.

Die dargestellten Empfehlungen dienen als Orientierungshilfe und sind nicht als starre Regeln zu verstehen. Die tatsächlich sinnvollste Kombination hängt stets von den vorhandenen Dokumenttypen, den bestehenden Systemen, den verfügbaren Ressourcen und den organisatorischen Rahmenbedingungen ab.