In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einen DIN 5008–Geschäftsbrief schreiben. Wir zeigen Ihnen die Regeln für den Aufbau nach Norm und geben Ihnen Vorlagen und Beispiele an die Hand.
Was ist die DIN 5008?
Warum ist die DIN 5008 wichtig?
- Einheitlichkeit: Die Norm bietet klare Richtlinien für die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Dies fördert eine konsistente und einheitliche Kommunikation sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Firma.
- Verbesserte Lesbarkeit: Die zuvor genannte einheitliche Gestaltung trägt dazu bei, dass sich die Empfänger von Geschäftsbriefen schnell im Brief zurechtfinden. Dadurch sparen sie sich Zeit und Mühe beim Erfassen der relevanten Informationen.
- Professionalität: Durch die Einhaltung der DIN 5008 wird ein professionelles und seriöses Erscheinungsbild gewährleistet, was zur positiven Wahrnehmung beim Kunden und anderen Geschäftspartnern beiträgt.
- Zeitersparnis und Effizienz: Aufgrund der detaillierten Anweisungen für Struktur und Formatierung müssen sich die Mitarbeiter das Layout nicht selbst einfallen lassen und designen und sparen sich damit wertvolle Zeit.
- Vermeidung von Fehlern: Die Schreibregeln der DIN 5008 helfen bei der Reduktion von Fehlern in Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung, womit ein kompetentes Auftreten gefördert wird.
- Rechtliche Aspekte: Die Norm erläutert, welche Unternehmensangaben im Brieffuß von Geschäftsbriefen stehen sollen und unterstützt so bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Minimierung von Rechtsrisiken.
Wen betrifft die Norm und in welchem Umfang?
Aufbau eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008
Der Geschäftsbrief nach DIN 5008 ist ein standardisiertes Dokument im DIN A4 Format.
Er kann nach den zwei Ausführungen Form A und Form B aufgebaut werden kann. Diese beiden Formen unterscheiden sich hauptsächlich in der Höhe des Briefkopfes (der Kopfzeile). Während der Briefkopf in der Form A 27 mm hoch ist, bietet der Briefkopf in der Form B mit 45 mm Höhe deutlich mehr Raum. Meist ist so viel Platz jedoch nicht notwendig und damit führt Form B eher dazu, dass wertvolle Fläche auf dem Papier verschwendet wird. Denn die meisten anderen Bestandteile des Geschäftsbriefes verschieben sich bei einem größeren Briefkopf weiter nach unten. Sofern Sie also nicht explizit eine übergroße Kopfzeile benötigen, ist die gängigere Form A der Form B vorziehen.
Unabhängig von der gewählten Form beinhaltet der Brief insgesamt 8 Zonen/Elemente:
- Briefkopf
- Zusatzzone
- Anschriftzone
- Infoblock
- Inhaltsbereich
- Seitennummerierung
- Brieffuß
- Loch- und Falzmarken
In diesem Abschnitt werden für jedes Element, sofern relevant, folgende Details mit Beispielen erläutert:
- Layout (Positionierung, Größe und Aufbau)
- Formatierung des Elementinhalts (Absatz- und Schrifteinstellungen)
- Elementinhalt (Standardinhalte und Schreibweisen)
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☑ Zweite Seite mit Beispiel-Inhalt
Briefkopf
Layout
Wie einleitend erwähnt erstreckt sich der Briefkopf von der oberen Blattkante aus gesehen entweder 27 mm (Form A) oder 45 mm (Form B) weit nach unten. In horizontaler Richtung nimmt er die gesamte Blattbreite von 210 mm ein.
Abstand oben: 0 mm
Abstand links: 0 mm
Höhe: 27 mm (Form A) / 45 mm (Form B)
Breite: 210 mm
Inhalt
Der Briefkopf kann vollständig individuell gestaltet werden, beinhaltet üblicherweise aber lediglich das Logo des Unternehmens. Damit das Dokument sauber strukturiert aussieht, empfiehlt es sich, das Logo in einer der beiden folgenden Positionen zu platzieren:
1. Linksbündig
Bei einer linksbündigen Positionierung sollte das Logo in Flucht mit der Zusatzzone / Anschriftzone ausgerichtet werden. Zudem sollte es idealerweise bündig mit diesen Zonen abschließen.
Abstand oben: beliebig
Abstand links: 25 mm
Breite: 80 mm
2. Rechtsbündig
Bei einer rechtsbündigen Positionierung sollte das Logo in Flucht mit dem Infoblock ausgerichtet werden. Zudem sollte es entweder bündig mit diesem Infoblock oder dem Inhaltsbereich abschließen.
Abstand oben: beliebig
Abstand links: 125 mm
Breite: 65 mm oder 75 mm
Zusatz- und Vermerkzone
Layout
Die Zusatz- und Vermerkzone schließt in vertikaler Richtung direkt an den Briefkopf an und ist in horizontaler Richtung 25 mm von der Blattkante entfernt. Sie hat eine Gesamthöhe von 17,7 mm und eine Breite von 80 mm.
Abstand oben: 27 mm (Form A) / 45 mm (Form B)
Abstand links: 25 mm
Höhe: 17,7 mm
Breite: 80 mm
Im Inneren ist die Zone in 5 Zeilen untergliedert, wodurch sich für jede Zeile eine Höhe von 3,54 mm ergibt.
Zeilenanzahl: 5
Zeilenhöhe: 3,54 mm
Anders als die restlichen Elemente des Geschäftsbriefes wird die Zusatz- und Vermerkzone immer von unten nach oben befüllt.
Ziel ist es nämlich, dass sich der gesamte Inhalt der Zone vertikal nach unten ausrichtet, um später nahtlos an das Adressfeld anzuschließen.
Wenn die Zone also beispielsweise lediglich eine Zeile Text enthält, wird dieser im untersten Bereich der Zone platziert. Sobald weiterer Inhalt hinzukommt, wird der bestehende Inhalt nach oben geschoben und der zusätzliche Text darunter eingefügt.
Innere vertikale Ausrichtung: unten
Formatierung
Die (horizontale) Absatzausrichtung und der Zeilenabstand entsprechen dem Standard, der für den gesamten Geschäftsbrief gilt: linksbündig mit Abstand 1,0. Für die Schriftgröße gibt die Norm 8 Pt vor und aufgrund dieser geringen Schriftgröße sind serifenlose Schriftarten zu verwenden (z. B. Arial). Inhalte, die als Einzeiler gedacht sind (z. B. Rücksendeangabe), aber nicht vollständig in eine Zeile passen, sollten sinnvoll gekürzt werden. Falls eine Kürzung nicht ausreicht, kann die Schriftgröße auf bis zu 6 Pt verringert werden.
Ausrichtung: links (Standard)
Zeilenabstand: 1,0
Schriftklasse: serifenlos (z. B. Arial, Calibri, Verdana, Helvetica)
Schriftgröße: 8 Pt (in Ausnahmefällen Verringerung auf bis zu 6 Pt)
Inhalt
Was auf jeden Fall immer an an erster/oberster Stelle des gesamten Inhalts stehen muss, ist die Rücksendeangabe. Darunter folgen dann bei Bedarf Vermerke, wie zum Beispiel:
- Nicht nachsenden!
- Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!
- Einschreiben
- Persönlich/Vertraulich
Beispiel
Anschriftzone
Layout
Auch die Anschriftzone schließt in vertikaler Richtung wieder nahtlos an das vorhergehende Element (die Zusatz- und Vermerkzone) an und ist in horizontaler Richtung ebenfalls 25 mm von der Blattkante entfernt. Sie hat eine Gesamthöhe von 27,3 mm und eine Breite von 80 mm.
Abstand oben: 44,7 mm (Form A) / 62,7 mm (Form B)
Abstand links: 25 mm
Höhe: 27,3 mm
Breite: 80 mm
Im Inneren ist die Anschriftzone in 6 Zeilen untergliedert, wodurch sich für jede Zeile eine Höhe von 4,55 mm ergibt.
Zeilenanzahl: 6
Zeilenhöhe: 4,55 mm
Formatierung
Die (horizontale) Absatzausrichtung und der Zeilenabstand entsprechen dem Standard, der für den gesamten Geschäftsbrief gilt. Für die Schriftgröße setzt die DIN 5008 lediglich eine Untergrenze von 8 Pt. Die Obergrenze ergibt sich automatisch aus der Zeilenhöhe von 4,55 mm, welche die Schriftgröße auf knapp 12,5 Pt begrenzt. Sofern der Text in 8 Pt oder 9 Pt geschrieben wird, gibt die Norm zudem vor, dass eine serifenlose Schriftart verwendet werden muss. Allein diese Vorgabe ist ein Zeichen dafür, dass die Norm zwar eine Schriftgröße von unter 10 Pt „toleriert“, sie aber nicht als ideal ansieht. Für eine optimale Balance zwischen Lesbarkeit und Vermeidung einer überfüllten Anschriftzone empfiehlt sich letzten Endes eine praxisbewährte Schriftgröße von 10 Pt.
Ausrichtung: links (Standard)
Zeilenabstand: 1,0
Schriftklasse: für <10 Pt: serifenlos, für ≥ 10 Pt: beliebig, Empfehlung: serifenlos (z. B. Arial, Calibri, Verdana, Helvetica)
Schriftgröße: ≥8 Pt, Empfehlung: 10 Pt
Inhalt
Die Anschriftzone beinhaltet die Empfängeradresse, welche immer nach der gleichen Struktur aufgebaut ist.
[Empfängerbezeichnung]
[Straße] [Hausnummer] (oder Postfach)
[Postleitzahl] [Ort]
[Land] (nur bei Auslandssendungen)
1. Empfängerbezeichnung
Die Empfängerbezeichnung nimmt meistens 1 – 3 Zeilen der Anschriftzone ein. Im folgenden finden Sie eine sortierte Liste an Elementen, die in der Empfängerbezeichnung stehen können, aber nicht stehen müssen. Sie entscheiden selbst, welche dieser Elemente Sie verwenden wollen. Bei Privatpersonen sollte jedoch mindestens der Vor- und Nachname und bei Firmen mindestens die Firmenbezeichnung in der Adressierung auftauchen.
- Firma (z. B. Muster GmbH)
- Abteilung (z. B. Abt. X3F 2/366)
- Anrede (z. B. Herrn, Frau)
- Berufsbezeichnung (z. B. Rechtsanwalt)
- Amts- und Ehrenbezeichnung (z. B. Prof.)
- Akademisch Grade (z. B. Dr.)
- Vorname (z. B. Max)
- Nachname (z. B. Mustermann)
- Bachelor- und Mastergrade (z. B. M. Sc.)
Zusammengesetztes Beispiel:
Muster GmbH
Abt. X3F 2/366
Herrn Prof. Dr. Max Mustermann
2. Straße und Hausnummer (oder Postfach)
Für die Straße und Hausnummer steht eine Zeile zur Verfügung, welche die folgenden Elemente beinhalten kann:
- Straße (z. B. Musterstraße)
- Hausnummer (z. B. 15)
- ein zusammengehöriger Abschnitt von Hausnummern wird mit einem Bindestrich mit vorangehendem und nachfolgendem Leerzeichen geschrieben (z. B. 1 – 15)
- zusammengesetzte Hausnummern, welche keinen geschlossenen Abschnitt bilden, werden mit einem Schrägstrich ohne Leerzeichen geschrieben (z. B. 3/5)
- Buchstabenzusatz (z. B. A)
- Gebäudeteil, Stockwerk oder Wohnungsnummer, mit vorangehendem doppelten Schrägstrich und Leerzeichen (z. B. // 8. Stock)
Zusammengesetztes Beispiel:
Musterstraße 1-5 // 8. Stock
Bei Postfachadressen folgt die Nummer des Postfachs direkt nach dem Wort „Postfach“. Die Nummer ist von rechts aus zweistellig gegliedert.
Beispiel:
Postfach 1 23 45
3. Postleitzahl und Ort
Bei der Postleitzahl und dem Ort gibt es lediglich zu beachten, dass:
- vor der Postleitzahl keine Länderkennzeichnung stehen darf (z. B. D-10230 ist unzulässig!)
- der Ort im Falle von Auslandsanschriften in Großbuchstaben und in der Sprache des Ziellandes geschrieben werden soll
4. Land
Die Landesbezeichnung muss lediglich bei Auslandssendungen eingetragen werden und soll dabei in Großbuchstaben und auf Deutsch geschrieben werden.
Beispiel
Infoblock
Layout
Der Infoblock hat in vertikaler Richtung einen 5 mm Abstand zum Briefkopf und in horizontaler Richtung einen 20mm Abstand zum Anschriftenfeld. Für die Höhe des Infoblocks ist ein Mindestmaß von 40 mm definiert, damit der Block auch bei wenig Inhalt nicht vor der Anschriftzone endet. Sofern mehr Platz benötigt wird, darf sich der Infoblock dynamisch an den Platz für den benötigten Inhalt anpassen. Für die Breite gibt es lediglich die Vorgabe, dass der Infoblock einen Abstand von mindestens 10 mm zur rechten Blattkante einhalten muss und damit darf er maximal 75 mm breit sein. Wenn es platztechnisch möglich ist, ist die elegantere Wahl jedoch eine Breite von 65 mm, damit der Infoblock bündig mit dem Inhaltsbereich abschließt.
Abstand oben: 32 mm (Form A) / 50 mm (Form B)
Abstand links: 125 mm
Höhe: dynamisch, aber min. 40 mm
Breite: <75 mm, Empfehlung: 65 mm
Formatierung
Die (horizontale) Absatzausrichtung und der Zeilenabstand entsprechen dem Standard, der für den gesamten Geschäftsbrief gilt. Sofern der Infoblock Leitwort/Angabe-Paare beinhaltet (z. B. Leitwort „Ihr Zeichen:“, Angabe „Projekt XYZ“), sollten alle Angaben idealerweise an einer einheitlichen Fluchtlinie ausgerichtet sein. Die Fluchtlinie sollte dabei mindestens ein Leerzeichen von der längsten/breitesten Angabe entfernt sein.
Alle Angaben sollen in der Schriftgröße geschrieben werden, die auch für den Briefinhalt verwendet wird. Für Leitwörter und sehr lange Angaben (z. B. lange E-Mail Adressen) kann die Schrift verkleinert werden, es gilt jedoch wieder eine Untergrenze von 8 Pt. Grundsätzlich empfiehlt sich für den Briefinhalt und damit auch für die Angaben eine Größe von 11 oder 12 Pt. Die Schriftgröße für die Leitwörter sollte ggf. so weit verringert werden, dass für die Angaben genug Platz zur Verfügung steht.
Ausrichtung: linksbündig (Standard), zusätzliche Fluchtlinie mit min. einem Leerzeichen Abstand vom längsten Leitwort
Zeilenabstand: 1,0
Schriftklasse: für <10 Pt: serifenlos, für ≥ 10 Pt: beliebig, Empfehlung: serifenlos (z. B. Arial, Calibri, Verdana, Helvetica)
Schriftgröße: ≥8 Pt, Empfehlung: 11 – 12 Pt für die Angaben und ggf. Anpassung der Schriftgröße für die Leitwörter
Inhalt
Im Informationsblock befindet sich in der Regel pro Zeile ein Leitwort (eine Bezeichnung), gefolgt von der zugehörigen Angabe.
Leitwort: Angabe
Dabei gibt es eine Reihe an Standard-Leitwörtern für einen Geschäftsbrief, welche hier in der korrekten Reihenfolge aufgelistet sind:
- Bezugszeichen
- Ihr Zeichen
- Ihre Nachricht vom
- Unser Zeichen
- Unsere Nachricht vom
- Kontaktdaten
- Name
- Telefon
- Fax
- Datum
Sie können selbst entscheiden, welche dieser Leitwörter Sie in Ihrem Geschäftsbrief aufnehmen wollen und Sie können selbstverständlich auch individuelle Leitwörter hinzufügen.
Um die Informationsgruppen optisch zu gliedern, soll zwischen Ihnen (z. B. zwischen „Unsere Nachricht vom“ und „Name“) eine Leerzeile eingefügt werden.
Für Telefonnummern gibt die DIN 5008 folgende Vorgaben zur Schreibweise:
- Funktionsbezogen durch Leerzeichen gliedern (Anbieter,
Landesvorwahl, Ortsnetzkennzahl, Einzelanschluss bzw. Durchwahlnummer) - Durchwahlnummer mit einem Bindestrich anstatt über ein Leerzeichen trennen
- Plus-Symbol (+) für die Landesvorwahl verwenden
Das Datum kann in folgenden Formaten geschrieben werden:
- TT.MM.YYYY (z. B. 01.12.2024) – ausschließlich für inländischen Briefverkehr
- YYYY-MM-TT (z. B. 2030-12-01) – ideal für internationalen Schriftverkehr
- T. MMMM YYYY (z. B. 1. Dezember 2030)
- T. MMM. YYYY (z. B. 1. Dez. 2030)
Beispiel
Brieffuß
Layout
Die DIN 5008 gibt keine konkreten Vorgaben für das Layout des Brieffußes. In der Praxis hat es sich jedoch bewährt, dass der Brieffuß spätestens 25 mm vor der unteren Blattkante beginnt. Sofern mehr Platz für die Firmenangaben benötigt wird, sollte die Fußzeile natürlich entsprechend bereits früher beginnen. Für den Fall, dass der Geschäftsbrief ausgedruckt wird, sollten zudem von der unteren Blattkante aus gesehen, mindestens 7 mm freigehalten werden. So wird sichergestellt, dass Heimdrucker, welche i. d. R. nicht randlos drucken können, keine Inhalte „abschneiden“.
Weiterhin deutet die DIN 5008 an, dass die Firmenangaben in der Fußzeile horizontal bündig mit dem Inhaltsbereich beginnen und abschließen sollen. Damit ergibt sich ein Abstand von 25 mm von der linken Blattkante sowie 20 mm von der rechten Blattkante.
Abstand unten: beliebig, Empfehlung: > 7 mm (da viele Drucker nicht randlos drucken können)
Abstand links: beliebig, Empfehlung: 25 mm
Höhe: dynamisch, Empfehlung für Mindesthöhe: bei 7 mm unterem Abstand mindestens 18 mm (sodass die Fußzeile spätestens 25 mm vor der unteren Blattkante beginnt)
Breite: beliebig, Empfehlung: 165 mm
Formatierung
Auch bei der Formatierung der Fußzeile sind Sie vollkommen frei. Die Unternehmensangaben können zum Beispiel zeilenweise nebeneinander aber auch spaltenweise untereinander geschrieben werden. Vor allem wenn Sie viele Angaben machen müssen (z. B. bei Kapitalgesellschaften der Fall), empfiehlt sich die Spaltenstruktur, da der Inhalt so deutlich geordneter wirkt.
Damit die Firmenangaben nicht zu stark vom eigentlichen Inhalt des Geschäftsbriefes ablenken, ist eine Schriftgröße von 8 Pt ratsam.
Ausrichtung: beliebig, Empfehlung: bei Zeilenstruktur zentriert und bei Spaltenstruktur linksbündig
Zeilenabstand: 1,0
Schriftklasse: für <10 Pt: serifenlos, für ≥ 10 Pt: beliebig, Empfehlung: serifenlos (z. B. Arial, Calibri, Verdana, Helvetica)
Schriftgröße: ≥8 Pt, Empfehlung: 8 Pt
Inhalt
Im Fuß des Geschäftsbriefes stehen i. d. R. mindestens die vollständige Anschrift, sowie die Kontaktmöglichkeiten inklusive Web-Adresse. Viele Firmen nehmen darüber hinaus standardmäßig die Kontoverbindung in die Fußzeile mit auf.
Sofern der Geschäftsbrief auch für Rechnungen verwendet wird, muss er zudem die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer beinhalten.
Kapitalgesellschaften sind dazu verpflichtet, zusätzlich folgende Angaben zu machen:
- vollständiger eingetragener Firmenname inkl. Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Nummer
- Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates
- Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden und aller Vorstandsmitglieder (bei GmbHs die Namen aller Geschäftsführer)
Beispiel
Seitenzahlen
Sobald der Geschäftsbrief mehr als eine Seite lang ist, müssen Seitenzahlen angegeben werden. Diese stehen laut DIN 5008 entweder zentriert in der Kopfzeile oder rechtsbündig über der Fußzeile. Da eine Seitennummerierung in der Kopfzeile absolut praxisfremd ist, wird im Folgenden lediglich die Positionierung über der Fußzeile erläutert.
Layout
Die Seitenzahlen sind in vertikaler Richtung 4,23 mm über dem Brieffuß und in horizontaler Richtung 20 mm von der rechten Blattkante entfernt positioniert. Sowohl die Höhe als auch die Breite des Seitennummern-Feldes richten sich ausschließlich nach dem Inhalt.
Abstand unten: 4,23 mm von Brieffuß
Abstand rechts: 20 mm
Höhe: dynamisch (ergibt sich aus verwendeter Schriftgröße)
Breite: dynamisch
Formatierung
Die DIN 5008 gibt für die Formatierung der Seitennummerierung lediglich die Vorgabe, dass sie rechtsbündig stehen und einen Zeilenabstand von 1,0 haben soll. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erzeugen, macht es aber Sinn, zusätzlich die gleiche Schriftgröße wie in der Fußzeile zu verwenden.
Ausrichtung: rechts
Zeilenabstand: 1,0
Schriftklasse: für <10 Pt: serifenlos, für ≥ 10 Pt: beliebig, Empfehlung: serifenlos (z. B. Arial, Calibri, Verdana, Helvetica)
Schriftgröße: ≥8 Pt, Empfehlung: 8 Pt
Inhalt
Für die Schreibweise empfiehlt die Norm: Seite X von Y
Beispiel
Inhaltsbereich
Layout
Der Inhaltsbereich des Geschäftsbriefes beginnt in vertikaler Richtung 8,46 mm unter dem Infoblock und endet 4,23 mm über den Seitenzahlen. Die Höhe des Blocks richtet sich somit vollkommen nach den anderen (variablen) Elementen des Geschäftsbriefes. In horizontaler Richtung ist der Inhaltsbereich 25 mm von der linken und 20 mm von der rechten Blattkante entfernt, wodurch sich eine Breite von 165 mm ergibt.
Abstand oben: 8,46 mm von Infoblock
Abstand unten: 4,23 mm von Seitennummerierung
Abstand rechts: 25 mm
Höhe: individuell (ergibt sich aus dem variablen Infoblock und der variablen Fußzeile)
Breite: 165 mm
Formatierung
Auch für den Inhaltsbereich gilt laut DIN 5008 wieder die standardmäßige linksbündige Ausrichtung und der einfache Zeilenabstand. Die Norm berücksichtigt bis jetzt jedoch noch nicht das Thema Barrierefreiheit, welches immer wichtiger wird. Aus Gründen der Barrierefreiheit empfiehlt es sich daher zumindest für den Fließtext des Geschäftsbriefes von der Norm abzuweichen und einen Zeilenabstand von 1,5 zu verwenden. Die Schriftgröße sollte mindestens 10 Pt betragen, wobei sich in der Praxis überwiegend 11 Pt und 12 Pt durchgesetzt haben.
Wenn der Inhalt aus mehreren Absätzen besteht, soll zwischen diesen Absätzen genau eine Leerzeile liegen. Eine Ausnahme stellt die Betreffzeile dar, nach welcher zwei Leerzeilen folgen sollen. Sofern der Brief unterzeichnet wird, darf der Platz für die Unterschrift (also die Anzahl an Leerzeilen vor dem Namen des Unterzeichnenden) frei nach Bedarf gewählt werden.
Besondere Inhalte dürfen über Farben und Fettschrift hervorgehoben werden, wie es beispielsweise für den Betreff üblich ist.
Ausrichtung: links (Standard)
Zeilenabstand: 1,0, Empfehlung: 1,5 (der Zeilenabstand von 1,5 entspricht zwar nicht der DIN 5008, er macht jedoch den Text einfacher lesbar und unterstützt so die Barrierefreiheit)
Absatzabstand: 1,0 Zeilen
Schriftklasse: beliebig, Empfehlung: serifenlos (z. B. Arial, Calibri, Verdana, Helvetica)
Schriftgröße: ≥10 Pt, Empfehlung: 12 Pt
Inhalt
Der Inhaltsteil des Geschäftsbriefes beginnt mit dem Betreff, welcher ohne Punkt endet.
Nach zwei Leerzeilen folgt die Anrede, welche mit einem Komma abschließt. Beispielhafte Formulierungen sind:
- Sehr geehrte Damen und Herren, (formell und unpersönlich)
- Sehr geehrte Frau Professorin Musterfrau, (formell und persönlich)
- Sehr geehrte Frau Musterfrau, sehr geehrter Herr Mustermann, (formell und persönlich)
- Lieber Max Mustermann, (informell und persönlich)
Nach einer weiteren Leerzeile beginnt der Text, welcher in Absätze gegliedert weder kann, die jeweils eine Leerzeile Abstand zueinander haben müssen.
Am Ende des Textes folgt der Gruß, erneut mit einer Leerzeile Abstand. Beispielhafte Formulierungen sind:
- Mit freundlichen Grüßen (formell)
- Freundliche Grüße (formell)
- Mit bestem Gruß (formell)
- Mit herzlichen Grüßen (freundlich und persönlich)
Danach steht der Name des Unternehmens, welcher eine Leerzeile abgesetzt ist. Falls es sich um einen Privatbrief handelt, entfällt dieser Teil natürlich.
Und abschließend wird noch der Unterzeichner genannt. Der Abstand zwischen dem Unterzeichner und dem Firmennamen kann frei gewählt werden. Um genug Platz für eine handschriftliche Unterschrift zu haben, empfehlen sich drei Leerzeilen.
Beispiel
In diesem Beispiel wird ein von der Norm abweichender Zeilenabstand von 1,5 verwendet (zur Optimierung der Barrierefreiheit).
Loch- und Falzmarken
Layout
Unabhängig von der Form des Geschäftsbriefes befindet sich die Lochmarke immer vertikal zentriert auf dem 297 mm hohen DIN A4 Blatt. Sie ist also 148,5 mm von der oberen Blattkante entfernt. Die Position der Falzmarken hingegen ist von der Form abhängig. In Form A ist die obere Falzmarke 87 mm und die untere Falzmarke 192 mm von der oberen Blattkante entfernt. In Form B sind es 105 mm und 210 mm.
Für die horizontale Positionierung und die Breite der Marken gibt es keine konkreten Vorgaben. Es empfiehlt sich aber, die Marken zwischen 5 mm und 15 mm breit zu machen, damit sie gut sichtbar sind aber nicht zu prägnant erscheinen. Wenn die Breite der Marken sich eher an der unteren Grenze befindet (z. B. 5 mm), macht es zudem Sinn, sie mindestens 3 mm von der linken Blattkante einzurücken. So sind sie auch noch sichtbar, wenn der Brief auf einem Heimdrucker ausgedruckt wird, welcher i. d. R. nicht randlos drucken kann.
Für die Strichstärke der Marken reicht 1 Pt vollkommen aus.
Abstand oben: 87 mm, 148,5 mm, 192 mm (Form A) / 105 mm, 148,5 mm, 210 mm (Form B)
Abstand links: beliebig, Empfehlung: 3 mm
Höhe / Strichstärke: beliebig, Empfehlung: 1 Pt
Breite: beliebig, Empfehlung: 5 mm für die Falzmarken, 8 mm für die Lochmarke
Beispiel
Mit den Loch- und Falzmarken haben Sie das letzte Element des Geschäftsbriefes kennengelernt. Kontaktieren Sie uns jetzt, um Ihren eigenen individuellen Brief als Word-Vorlage zu erhalten:
In den weiteren Abschnitten sind die bereits bekannten Informationen nochmals zusammengefasst und am Ende der Seite finden Sie zusätzlich einen Bereich für häufig gestellte Fragen.
Zusammenfassung der Formatierung eines Geschäftsbriefes
Die im vorherigen Abschnitt erläuterten Formatierungsregeln werden im Folgenden noch einmal zusammengefasst.
Ausrichtung
| Zone/Element | Ausrichtung |
|---|---|
| Briefkopf | beliebig; Empfehlung: linkbündig in Flucht mit Infoblock |
| Zusatzzone | linksbündig |
| Anschriftzone | linksbündig |
| Infoblock | Leitwörter: linksbündig; Angaben: linksbündig an eigener Fluchtlinie |
| Inhaltsbereich | linksbündig |
| Seitennummerierung | rechtsbündig |
| Brieffuß | beliebig; Empfehlung: bei Zeilenstruktur zentriert und bei Spaltenstruktur linksbündig |
Zeilenabstand
| Zone/Element | Zeilenabstand |
|---|---|
| Briefkopf | beliebig |
| Zusatzzone | 1,0 |
| Anschriftzone | 1,0 |
| Infoblock | 1,0 |
| Inhaltsbereich | 1,0; Empfehlung: 1,5 |
| Seitennummerierung | 1,0 |
| Brieffuß | 1,0 |
Absatzabstand
Absatzabstände sind lediglich für den Inhaltsbereich des Briefes relevant, da nur in diesem Bereich Text in Absätze gegliedert wird.
| Zone/Element | Absatzabstand |
|---|---|
| nach Betreff | 2,0 Zeilen |
| nach Anrede | 1,0 Zeilen |
| zwischen/nach Fließtext | 1,0 Zeilen |
| nach Gruß | 1,0 Zeilen |
| nach Firmenname | beliebig; Empfehlung: 3,0 Zeilen |
Schriftklasse
Für Schriftgrößen unter 10 Pt gibt die DIN 5008 serifenlose Schriftarten vor. Damit der Brief sauber und einheitlich wirkt, sollte diese Schriftklasse aber auch auch für Texte ab 10 Pt und größer beibehalten werden.
Schriftgröße
| Zone/Element | Schriftgröße |
|---|---|
| Briefkopf | beliebig |
| Zusatzzone | 8 Pt (Verringerung auf bis zu 6 Pt erlaubt) |
| Anschriftzone | ≥8 Pt; Empfehlung: 10 Pt |
| Infoblock | ≥8 Pt; Empfehlung: 11 – 12 Pt für die Angaben und ggf. Anpassung der Schriftgröße für die Leitwörter |
| Inhaltsbereich | ≥10 Pt, Empfehlung: 12 Pt |
| Seitennummerierung | ≥8 Pt; Empfehlung: 8 Pt |
| Brieffuß | ≥8 Pt; Empfehlung: 8 Pt |
Häufige Fehler bei der Erstellung von Geschäftsbriefen
Seitenränder
- Seitenränder: Online werden viele Geschäftsbrief-Vorlagen angeboten, welche fälschlicherweise symmetrisch aufgebaut sind. Korrekt ist ein linker Seitenrand von 25 mm und ein rechter Seitenrand von 20 mm.
- Rücksendeangabe: Die Rücksendeangabe wird häufig vergessen oder falsch positioniert. Die Norm gibt vor, dass die Angabe in der Zusatzzone an der obersten Position des Zusatzzonen-Inhalts stehen muss. Hierbei ist zu beachten, dass die Zusatzzone von unten befüllt wird! Wenn die Zone also neben der Rücksendeangabe beispielsweise noch eine Versandbemerkung beinhaltet, dann steht die Rücksendeangabe von oben betrachtet in der vierten Zeile und die Versandbemerkung in der fünften Zeile.
- Grußformel: Am Ende des Brief-Textes werden oft Fehler bei den Inhalten und Abständen gemacht. Nach dem Inhalt des Briefes folgt nach einer Leerzeile der Gruß, dann nach einer zusätzlichen Leerzeile die Firmenbezeichnung. Auf die Firmenbezeichnung folgen anschließend eine beliebige Anzahl weiterer Leerzeilen und dann erst der Name des Verfassers. Die Anzahl der Leerzeilen zwischen dem Unternehmensnamen und dem Namen des Verfassers ist deshalb frei wählbar, da dort die handschriftliche Unterschrift eingefügt wird.
- Seitenzahlen: Auch die Seitenzahlen werden oft vergessen und an der falschen Stelle eingefügt. Wenn ein Dokument mehr als eine Seite lang ist, müssen Seitenzahlen eingefügt werden, damit das Dokument normkonform ist. Sie müssen immer 4,23 mm über dem Brieffuß stehen und rechtsbündig ausgerichtet werden. Über den Zahlen ist ebenfalls ein Abstand von 4,23 mm zum Inhaltsbereich des Briefes einzuhalten.
- Brieffuß: Obwohl der Brieffuß i. d. R. immer vorhanden ist, fehlen oft rechtlich relevante Pflichtangaben. Vor allem Kapitalgesellschaften müssen darauf achten, dass Firmenname inkl. Rechtsform, Firmensitz, Registergericht und Handelsregisternummer, Aufsichtsratvorsitzende, Vorstandsvorsitzende sowie Vorstände und Geschäftsführer genannt werden. In Rechnungen muss zudem die USt-IdNr. aufgeführt werden.
FAQ zur DIN 5008
Die zweite Seite eines DIN 5008 Geschäftsbriefes ist relativ ähnlich aufgebaut wie die erste Seite. Ab der zweiten Seite entfallen natürlich die Zusatzzone, Anschriftzone und der Infoblock. Der Rest bleibt i. d. R. so wie auf der ersten Seite. Falls es sich um einen Geschäftsbrief nach Form B handelt, kann es sinnvoll sein, ab Seite 2 ein kleineres Logo für die Kopfzeile zu wählen, oder die Kopfzeile komplett leer zu lassen. So können alle Folgeseiten den kleineren oberen Seitenrand der Form A verwenden, wodurch etwas mehr Platz für den Brieftext bleibt.
Eine wichtige Vorgabe der Norm ist, dass auf der letzten Seite mindestens zwei Zeilen Text (in einem Absatz) stehen müssen. Sogenannte „Hurenkinder“ (Bezeichnung aus der Typografie) müssen also vermieden werden.
Der Geschäftsführer kann selbstverständlich alle Briefe selbst unterzeichnen, jedoch ist das bei den vielen alltäglichen Kleinigkeiten (z. B. Büromaterialbestellung) nicht sinnvoll. Wenn ein Mitarbeiter also aufgrund einer Handlungsvollmacht für den Geschäftsinhaber unterzeichnet, so soll dies auch kenntlich gemacht werden. Der Mitarbeiter sollte am Ende des Briefes nach der Unternehmensbezeichnung vor seinen Namen also den Kürzel „i. A.“ (im Auftrag) oder „i. V.“ (in Vollmacht) schreiben. Falls der Prokurist unterzeichnet, ist die Abkürzung „ppa.“ (per Prokura) geeignet.
- i. A. – im Auftrag
- i. V. – in Vollmacht
- ppa. – per Prokura
Falls nach dem Vier-Augen-Prinzip zwei Unterschriften benötigt werden, hat es sich etabliert, dass die höherrangige Person links unterzeichnet und die weitere Person rechts. Sofern beide Unterzeichner gleichrangig sind, steht Derjenige weiter links, der einen größeren Bezug zum Inhalt des Briefes hat. Bei dieser Reihenfolge handelt es sich jedoch nicht um eine Vorgabe der DIN 5008, sondern um eine praxisbewährte Vorgehensweise.
Die DIN 5008 teilt den Geschäftsbrief in 4,23 mm hohe Zeilen auf, was der Schriftgröße 12 Pt entspricht. Obwohl für den Textbereich des Geschäftsbriefes nur vorgegeben ist, dass die Schriftgröße 10 Pt oder mehr betragen soll, ist somit klar, dass 12 Pt in der Norm bevorzugt wird.
Ansonsten gibt die Norm noch den Zeilenabstand 1,0 vor, wobei das nicht den heutigen Standards für Barrierefreiheit entspricht. Es empfiehlt sich also, im Textbereich ausnahmsweise von der DIN 5008 abzuweichen und einen Zeilenabstand von 1,5 zu verwenden.
Die DIN 5008 kann absolut auch für Privatbriefe verwendet werden, um diese professionell aussehen zu lassen. Bei Privatbriefen entfällt natürlich ein Großteil des Informationsblockes und auch der Brieffuß entfällt teilweise oder gänzlich, je nachdem wie viele Angaben Sie machen wollen.
Die DIN 5008 kann auch für Bewerbungen verwendet werden und eventuell schätzen bestimmte Empfänger sogar ein solches Detail. Für das Anschreiben sollten am besten der Infoblock und der Brieffuß weggelassen werden. Für den Lebenslauf sind die meisten Elemente eines Geschäftsbriefes irrelevant, aber zumindest die Seitenränder und Seitennummerierung können übernommen werden.
Auch ein Angebotsschreiben und eine Rechnungsvorlage können mit einer DIN 5008 Geschäftsbriefvorlage erstellt werden. Der Aufbau bzw. das Layout des Dokuments ist dabei vollkommen identisch zum Standard-Geschäftsbrief. Im Inhaltsbereich des Briefes wird jedoch in der Regel eine Tabelle verwendet, welche die angebotenen Produkte/Dienstleistungen auflistet. Es gibt keine konkreten Anforderungen an diese Tabelle, sie sollte aber mindestens die folgenden fünf Spalten beinhalten:
- Position, oft abgekürzt als „Pos.“ (Fortlaufende Nummer, sodass jede Zeile eindeutig identifiziert werden kann)
- Bezeichnung (Beschreibung des Artikels / der Dienstleistung)
- Einzelpreis Netto
- Menge
- Gesamtpreis Netto
Nach den Zeilen der angebotenen Artikel folgen dann noch die Zwischensumme, eventuelle Rabatte und Steuern und folglich die Gesamtsumme.
Sofern ein Kunde ein Angebot beauftragt, kann aus dem Angebot relativ einfach die Auftragsbestätigung und die Rechnung erstellt werden, da der größte Teil des Inhaltsbereiches gleich bleibt.
Die Anschriftzone ist Teil des Anschriftenfeldes. Neben der Anschriftzone beinhaltet das Anschriftenfeld auch noch die Zusatz- und Vermerkzone. Erst wenn beide Zonen gemeinsam betrachtet werden, spricht man also vom Anschriftenfeld. Dieses gesamte Feld ist (bei korrektem Aufbau des Geschäftsbriefes) durch das Sichtfenster von Kuverts sichtbar.
Wenn eine Sendung an eine Packstation erfolgen soll, dann steht in der
- Zeile (Empfänger): Wie gewohnt, der Name des Empfängers
- Zeile (Adresszusatz): Die Postnummer. Diese kundenspezifische Nummer, können Sie in Ihrem Online-Konto der DHL einsehen , nachdem Sie sich für die (kostenlose) Packstation-Nutzung registriert haben.
- Zeile (Straße + Hausnr.): Das Wort „Packstation“ gefolgt von der Packstation-Nr. Die DHL stellt ein Such-Tool zur Verfügung, mit welchem Sie Packstationen in Ihrer Nähe finden können.
- Zeile (PLZ und Ort): Wie gewohnt die Postleitzahl und der Ort (der Packstation).
Hier ist ein Beispiel für eine richtig geschriebene Packstation-Adresse:
Herrn Max Mustermann
999999999 (Postnummer)
Packstation 123 („Packstation“ + Packstation-Nr.)
99999 Musterstadt
Wenn ein Brief an einen Untermieter adressiert wird, muss unter dem Namen des Untermieters der Name des Wohnungsinhabers stehen. In der ersten Zeile steht also der Name des Empfängers, während in der zweiten Zeile der Name der Person steht, welcher die Adresse eigentlich gehört.
Herrn Max Mustermann (Untermieter)
bei Anja Schmidt (Wohnungsinhaber)
Musterstraße 1
99999 Musterstadt
Die zweite Zeile stellt hier den Adresszusatz dar. Anstatt dem Wort „bei“ kann übrigens auch die Abkürzung c/o (aus dem Engl.: „care of“) verwendet werden.
